Excel এ ডেটা প্রবেশের ডস এবং ডট না

01 এর 08

এক্সেল ডাটা এন্ট্রি বিশদ

এই টিউটোরিয়ালটি এক্সেল, গুগল স্প্রেডশীট এবং ওপেন অফিস ক্যালক ইত্যাদির স্প্রেডশীট প্রোগ্রামগুলিতে ডেটার প্রবেশের মৌলিক DO ও কিছু নয়।

সঠিকভাবে ডাটা প্রবেশ করানোর পরে প্রথমবার সমস্যাগুলি এড়াতে পারে এবং সূত্র এবং চার্টগুলি যেমন এক্সেলের সরঞ্জামগুলি এবং বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করা সহজ করে তোলে

DO ও না করাই হল:

1. আপনার স্প্রেডশীটটি পরিকল্পনা করুন
2. সংশ্লিষ্ট ডেটাতে প্রবেশ করার সময় ফাঁকা সারি বা কলামগুলি ত্যাগ করবেন না
3. প্রায়শই সংরক্ষণ করুন এবং দুটি স্থান সংরক্ষণ করুন
4. কলাম শিরোনাম হিসাবে নাম্বার ব্যবহার করবেন না এবং ডেটা সহ ইউনিট অন্তর্ভুক্ত করবেন না
5. ফর্মুলায় সেল রেফারেন্স এবং নামযুক্ত রেঞ্জ ব্যবহার করুন
6. সূত্রগুলি আনলক করা থাকা ঘরগুলি ত্যাগ করবেন না
7. আপনার ডেটা সাজান করুন

আপনার স্প্রেডশীট পরিকল্পনা করুন

যখন Excel এ তথ্য ঢোকাতে আসে, তখন আপনি টাইপ করা শুরু করার আগে একটি বিট পরিকল্পনা করার একটি ভাল ধারণা।

ওয়ার্কশীট কীভাবে ব্যবহার করা হবে তা জানার জন্য, এটি যে ডেটা অন্তর্ভুক্ত থাকবে এবং এই ডেটাটির সাথে কি করা হবে তা ওয়ার্কশীটের চূড়ান্ত লেআউটকে প্রভাবিত করতে পারে।

টাইপ করার আগে পরিকল্পনাটি আরও বেশি সময় বাঁচাতে পারে যদি স্প্রেডশীটটিকে পুনঃনির্ধারণের প্রয়োজন হয় যাতে এটি আরও দক্ষ এবং সহজেই কাজ করতে পারে।

বিবেচনা বিন্দু

• স্প্রেডশীটের উদ্দেশ্য কী?
• স্প্রেডশীট কতটা তথ্য রাখবে?
• চার্ট প্রয়োজন?
• স্প্রেডশীট কি মুদ্রিত হবে?

স্প্রেডশীট এর উদ্দেশ্য কি?

• স্প্রেডশীটের উদ্দেশ্যটি ডেটার অবস্থানটি নির্ধারণে সহায়তা করবে, যেহেতু সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্যটি দৃশ্যমান এবং সহজে অ্যাক্সেসযোগ্য হওয়া প্রয়োজন।
• কি হিসাব প্রয়োজন হয়? গণনা কি সূত্র এবং ফাংশন প্রয়োজন এবং যেখানে তারা অবস্থিত হবে প্রভাবিত।

স্প্রেডশীট কতটা ধরে রাখা হবে?

স্প্রেডশীট প্রাথমিকভাবে ধরে রাখা ডাটাগুলির পরিমাণ এবং পরে কতগুলি যোগ করা হবে তা ব্যবহার করা কার্যকরী সংখ্যাগুলিকে প্রভাবিত করবে।

• আপনার ডেটা খুব বেশি ছড়িয়ে দেয় না, যেহেতু এটি নির্দিষ্ট তথ্য খুঁজে পেতে কঠিন করে তুলতে পারে এবং একাধিক শিটগুলি অথবা কর্মপদ্ধতি বিস্তারের হিসাবগুলি এক্সেলের পারফরম্যান্স প্রভাবিত করতে শুরু করতে পারে
• বৃহৎ কার্যপত্রকগুলির জন্য , এটি কলামের শিরোনামগুলির উপরে গুরুত্বপূর্ণ কলামের সংখ্যা প্রদর্শন করার জন্য মাঝে মাঝে উপযোগী হয়, তথ্যগুলি দেখার জন্য ব্যবহারকারীদের কার্যপত্রের নীচে স্ক্রোল করার পরিবর্তে।

চার্ট কি প্রয়োজন?

যদি ডাটাটির সমস্ত বা অংশ একটি চার্ট বা চার্টে প্রদর্শিত হয় তবে এটি তথ্য বিন্যাসে প্রভাবিত হতে পারে,

• লেখচিত্রের ধরন অনুসারে, ডেটাকে ভিন্নভাবে গোষ্ঠীভুক্ত করার প্রয়োজন হতে পারে - যেমন পাই চার্টগুলির জন্য একটি সংক্ষিপ্ত এলাকা নিয়োগ করা।
• বড় স্প্রেডশীটগুলির জন্য, ভরাট হ্রাস করার জন্য চার্টগুলি পৃথক পৃষ্ঠাগুলিতে সরানো যায়

স্প্রেডশীট কি মুদ্রিত হবে?

চিত্র বা আড়াআড়ি লেআউট চয়ন করা হয় এবং প্রয়োজন শীট সংখ্যা কিনা তা নির্ভর করে, ডেটা কিভাবে সমস্ত বা কিছু তথ্য মুদ্রিত হবে প্রভাবিত হতে পারে।

• যদি নিয়মিত চিঠি আকারের কাগজ (8 1 / ২ এক্স 11) তে প্রতিকৃতি প্রদর্শন করা হয় তবে কয়েকটি কলামের নীচে সারিগুলির মধ্যে অধিকাংশ ডেটা রাখার কথা বিবেচনা করুন যাতে সমস্ত শিরোনাম এক শীটতে দৃশ্যমান হয়।
• যদি একাধিক শীট প্রয়োজন হয়, তবে প্রতিটি পৃষ্ঠার শীর্ষে কলাম শিরোনাম মুদ্রণ করা তথ্যটি সহজে পড়ার জন্য বিবেচনা করুন।
• যদি ডাটাতে অনেক কলাম প্রিন্ট করা প্রয়োজন, আড়াআড়ি লেআউটটি এক পৃষ্ঠায় সমস্ত শিরোনাম রাখবে। আবার, যদি একাধিক শীট প্রয়োজন হয়, প্রতিটি পৃষ্ঠার শীর্ষে কলাম শিরোনাম মুদ্রণ করুন।
• যদি চার্ট মুদ্রণ করা হয়, তাহলে তাদেরকে একটি আলাদা শিটে নিয়ে যাওয়া টাস্ককে সহজতর করতে পারে।

02 এর 08

সম্পর্কিত ডেটাতে ফাঁকা সারি বা কলামগুলি ত্যাগ করবেন না

ডেটা সারণি বা ডাটাগুলির রেঞ্জগুলির মধ্যে কলামগুলির সারি বা কলাম রেখে এগুলি চার্ট, পিভট টেবিল, এবং নির্দিষ্ট ফাংশনগুলির মতো এক্সেলের বৈশিষ্ট্যগুলিকে যথাযথভাবে ব্যবহার করতে খুব কঠিন করে তুলতে পারে।

এমন একটি সারি বা কলামের মধ্যে ফাঁকা কোষগুলিও উপরের চিত্রের মত দেখানো সমস্যার সৃষ্টি করতে পারে।

ফাঁকা স্থানগুলির অনুপস্থিতি এছাড়াও এক্সেলের সনাক্তকরণ এবং শ্রেণিতে সমস্ত সম্পর্কিত ডেটা নির্বাচন করতে সহজতর করে তুলতে পারে যদি সাজানোর , ফিল্টারিং বা অটোসাম হিসাবে ব্যবহার করা হয়।

ফাঁকা সারি বা কলামগুলি ছেড়ে দেওয়ার পরিবর্তে, তথ্যগুলি ভাঙ্গার জন্য এবং সাহায্যে বা নিম্নরেখা ব্যবহার করে সীমানা বা বিন্যাস শিরোনাম এবং লেবেলগুলি ব্যবহার করুন এবং এটি সহজে পড়তে সম্পাদনা করুন।

সম্ভব হলে আপনার ডেটা কলামের ভিত্তিতে লিখুন

• আপনার স্প্রেডশীটটি স্থাপন করার সময়, সারণির প্রথম কলামের শীর্ষে একটি নির্ণায়ক শিরোনাম রাখুন, নীচের তথ্য সহ।
• যদি একাধিক ডাটা সিরিজ থাকে, তবে কলামে (বাম থেকে ডানে) অন্যের পরে তাদের শীর্ষে থাকা প্রতিটি ডাটা সিরিজের জন্য শিরোনাম দিয়ে তাদের তালিকা দিন।

অসমর্থিত ডেটা পৃথক রাখুন

একসঙ্গে সম্পর্কিত তথ্য রাখা গুরুত্বপূর্ণ, একই সময়ে, তথ্য সম্পর্কিত সম্পর্কহীন রেঞ্জগুলি পৃথক রাখতে এটি ব্যবহারযোগ্য হতে পারে।

ওয়ার্কশীটে বিভিন্ন ডেটা রেঞ্জ বা অন্যান্য ডেটাগুলির মধ্যে খালি কলাম বা সারিগুলি ছেড়ে রেখে পুনরায় এক্সেল সঠিকভাবে সনাক্ত করতে এবং সংশ্লিষ্ট রেঞ্জগুলি বা ডাটা টেবিলের নির্বাচন করতে পারবে।

03 এর 08

প্রায়ই সংরক্ষণ করুন

আপনার কাজ সংরক্ষণের গুরুত্ব প্রায়ই ঘনীভূত করা যাবে না - অথবা খুব প্রায়ই বিবৃত।

অবশ্যই, যদি আপনি একটি ওয়েব ভিত্তিক স্প্রেডশীট ব্যবহার করেন - যেমন গুগল স্প্রেডশিট বা এক্সেল অনলাইন - তারপর কোনও সমস্যা হয় না, যেহেতু কোনও প্রোগ্রামে সেভ অপশন নেই তবে পরিবর্তে, একটি স্বয়ং সংরক্ষণ বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে।

যদিও কম্পিউটার ভিত্তিক প্রোগ্রামগুলির জন্য, দুই বা তিনটি পরিবর্তনের পরে - এটি ডাটা যোগ করা, এটি একটি ফরম্যাটিং পরিবর্তন করে, অথবা একটি সূত্র প্রবেশ করে - ওয়ার্কশীট সংরক্ষণ করুন

যদি এটি খুব বেশি মনে হয়, অন্তত প্রতি দুই বা তিন মিনিট সংরক্ষণ করুন

যদিও গত কয়েক বছরে কম্পিউটার এবং কম্পিউটার সফটওয়্যারের স্থিতিশীলতার উন্নতি ঘটেছে, তবে সফটওয়্যার এখনও ক্র্যাশ হয়ে গেছে, বিদ্যুৎ ব্যর্থতা এখনও ঘটছে, এবং অন্যান্য ব্যক্তিরা আপনার পাওয়ার কর্ডের উপর কখনও কখনও ভ্রমণ করে এবং প্রাচীর সকেট থেকে বের করে দেয়।

এবং যখন এটি ঘটবে, যেকোনো পরিমাণের তথ্য ক্ষতি - বড় বা ছোট - আপনার কাজের চাপ বাড়ানো হলে আপনি যা ইতিমধ্যেই করেছেন তা পুনর্নির্মাণ করার চেষ্টা করুন।

এক্সেল একটি স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণ বৈশিষ্ট্য আছে, যা সাধারণত খুব ভাল কাজ করে, কিন্তু এটি উপর নির্ভর করা উচিত নয়। ঘন ঘন সংরক্ষিত সঙ্গে আপনার নিজের তথ্য সুরক্ষিত এর অভ্যাস মধ্যে পান।

সংরক্ষণের জন্য শর্টকাট

সংরক্ষণ করার জন্য মাউসটি রিবনটিতে সরাতে এবং আইকনগুলিতে ক্লিক করার একটি মারাত্মক কাজ হতে হবে না , কীবোর্ড শর্টকাট সমন্বয়ের সাহায্যে সংরক্ষণের অভ্যাস করুন:

Ctrl + S

দুই জায়গায় সংরক্ষণ করুন

সংরক্ষণের আরেকটি দিক যা অতিমাত্রায় নাও হতে পারে আপনার ডেটা দুটি ভিন্ন অবস্থানে সংরক্ষণের গুরুত্ব।

দ্বিতীয় অবস্থান অবশ্যই একটি ব্যাকআপ এবং এটি অনেকবার বলেছে, "ব্যাকআপগুলি হল বীমা: এক আছে এবং সম্ভবত আপনার এটির প্রয়োজন হবে না, এক নেই এবং আপনি সম্ভবত হবে"।

সেরা ব্যাকআপ এক যে মূল থেকে একটি ভিন্ন শারীরিক অবস্থান। সব পরে, যদি তারা একটি ফাইলের দুটি কপি থাকার বিন্দু কি

• একই হার্ড ড্রাইভ যে ব্যর্থ হয়?
• একই কম্পিউটারে, চুরি হয়ে যায়?
• একই ভবন যে মাটিতে পোড়া?

ওয়েব ভিত্তিক ব্যাকআপগুলি

আবার, একটি ব্যাকআপ তৈরীর একটি মারাত্মক বা সময় ব্যয়কারী টাস্ক হতে হবে না

যদি নিরাপত্তা কোন সমস্যা না হয় - ওয়ার্কশীট আপনার DVD- এর একটি তালিকা - ওয়েব মেইল ​​ব্যবহার করে আপনার একটি অনুলিপি ইমেল করে যাতে একটি কপি সার্ভারে যথেষ্ট থাকে।

যদি নিরাপত্তা একটি সমস্যা হয়, ওয়েব সংগ্রহস্থল এখনও একটি বিকল্প - যদিও একটি কোম্পানীর সাথে যাহাই হউক এই ধরনের জিনিস বিশেষজ্ঞ এবং এটি করার জন্য একটি ফি চার্জ করে।

অনলাইন স্প্রেডশীটগুলির ক্ষেত্রে, সম্ভাব্য, প্রোগ্রামের মালিকরা তাদের সার্ভারগুলির ব্যাকআপ রাখে - এবং এতে সব ব্যবহারকারী ডেটা অন্তর্ভুক্ত থাকে কিন্তু নিরাপদ হতে, ফাইলের একটি অনুলিপি আপনার নিজের কম্পিউটারে ডাউনলোড করুন।

04 এর 08

কলাম শিরোনাম হিসাবে নাম্বার ব্যবহার করবেন না এবং ডেটা সহ ইউনিট অন্তর্ভুক্ত করবেন না

কলামগুলির শীর্ষে শিরোনাম ব্যবহার করুন এবং সারির প্রারম্ভে আপনার ডেটা সনাক্ত করুন, যেমনগুলি সহজতর করার মতো কার্যকরী প্রক্রিয়াগুলি তৈরি করুন, কিন্তু সংখ্যাগুলি যেমন - ২01২, ২013 এবং এর মতো ব্যবহার করবেন না - এটি করার জন্য।

উপরের ছবিতে দেখানো হয়েছে, কলাম এবং সারি শিরোনাম যেগুলি কেবলমাত্র সংখ্যাগুলি অজানাভাবে গণনার মধ্যে অন্তর্ভুক্ত করা যাবে। আপনার সূত্র যেমন ফাংশন ধারণ করে যেমন:

• অটোসাম ,
• অটোম্যাক্স ,
• অটোএভারেজ

যে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফাংশন এর যুক্তি জন্য তথ্য পরিসীমা নির্বাচন

সাধারণত, এই ধরনের ফাংশনগুলি প্রথমে উপরের নম্বরের কলামগুলির জন্য যেখানে তারা অবস্থিত থাকে এবং তারপর সংখ্যাগুলির একটি সারির জন্য বামদিকে থাকে এবং যে কোনও শিরোনামগুলি কেবলমাত্র নির্বাচিত পরিসরে অন্তর্ভুক্ত করা হবে।

অক্ষের শিরোনাম হিসাবে ব্যবহৃত সংখ্যাগুলি অন্য একটি ডাটা সিরিজ হিসাবে ভুল হতে পারে যদি অক্ষের লেবেলের পরিবর্তে একটি চার্টের জন্য একটি পরিসরের অংশ হিসাবে নির্বাচিত হয়।

শিরোনাম কোষগুলির পাঠ্য হিসাবে বিন্যাস করুন বা পাঠ্য লেবেলগুলি তৈরি করুন যাতে একটি 'এপোপ্রোফার' (') - যেমন' ২01২ এবং ২013'সহ প্রতিটি নম্বরের পূর্ববর্তী এপোপ্রোফারটি কোষে দেখানো হয় না, তবে এটি পাঠ্য ডাটাতে সংখ্যা পরিবর্তন করে।

শিরোনামে ইউনিট রাখুন

করবেন না: সংখ্যা তথ্য সহ প্রতিটি কক্ষের মুদ্রা, তাপমাত্রা, দূরত্ব বা অন্যান্য ইউনিটগুলি প্রবেশ করুন

যদি আপনি করেন, তবে একটি ভাল সুযোগ রয়েছে যে এক্সেল বা গুগল স্প্রেডশীট আপনার সমস্ত তথ্য পাঠ্য হিসাবে দেখতে পাবে।

পরিবর্তে, কলামের শীর্ষে শিরোনামগুলিতে ইউনিটগুলি স্থাপন করুন, যা এটি হিসাবে, এটি নিশ্চিত করবে যে এই শিরোনামগুলি অন্তত পাঠ্য এবং উপরে আলোচনা করা সমস্যাটি তৈরি করবে না।

বাঁদিক থেকে টেক্সট, ডান দিকে নম্বর

আপনার কাছে কোনও পাঠ্য বা নম্বর ডেটা আছে তা বলার একটি দ্রুত উপায় হল একটি কক্ষের ডেটা সংকলনটি পরীক্ষা করা। ডিফল্ট হিসাবে, পাঠ্য ডাটা এক্সেল এবং Google স্প্রেডশিটগুলিতে বামে সংযুক্ত করা হয় এবং নম্বরের ডেটা ডানদিকে ঘরের সাথে সংযুক্ত হয়।

যদিও এই ডিফল্ট বিন্যাস সহজেই পরিবর্তন করা যায়, সমস্ত তথ্য এবং সূত্রগুলি প্রবেশ না করা পর্যন্ত ফর্ম্যাটিংটি সাধারণত প্রয়োগ করা হয় না, তাই ডিফল্ট সংমিশ্রণ আপনাকে সূত্রটি এমন একটি সূত্র দিতে পারে যা কিছু কার্যক্ষেত্রে অনুপযুক্ত।

শতাংশ এবং মুদ্রা চিহ্ন

একটি কার্যপত্রক মধ্যে সব তথ্য প্রবেশ করার জন্য সর্বোত্তম অনুশীলন শুধুমাত্র প্লেইন নম্বর লিখুন এবং তারপর সঠিকভাবে নম্বর প্রদর্শন করতে সেল ফরম্যাট করুন - এবং এই শতাংশ এবং মুদ্রা পরিমাণের অন্তর্ভুক্ত

এক্সেল এবং গুগল স্প্রেডশিট, তবে, সংখ্যাটি সহ একটি কোষে টাইপ করা শতাংশ চিহ্ন এবং উভয়ই সাধারণ মুদ্রা চিহ্নগুলি যেমন, ডলার চিহ্ন ($) বা ব্রিটিশ পাউন্ড চিহ্ন (£) হিসাবে স্বীকৃত হয় যদি তারা টাইপ করা হয় সেল সংখ্যা সহ নম্বর, কিন্তু অন্যান্য মুদ্রা চিহ্ন, যেমন দক্ষিণ আফ্রিকান রান্ড (R), সম্ভবত পাঠ্য হিসাবে ব্যাখ্যা করা হবে।

সম্ভাব্য সমস্যাগুলি এড়াতে, উপরে উল্লিখিত সর্বোত্তম অনুশীলনের অনুসরণ করুন এবং মুদ্রা সন্নিবেশ করানোর পরিবর্তে পরিমাণটি প্রবেশ করান এবং মুদ্রা পরিবর্তনের জন্য ঘরটি ফর্ম্যাট করুন ।

05 থেকে 08

ফর্মুলায় সেল রেফারেন্স এবং নামযুক্ত রেঞ্জ ব্যবহার করুন

সূত্র এবং এক্সটেনশান, সম্পূর্ণ ওয়ার্কশীট, ত্রুটিগুলি মুক্ত এবং আপ টু ডেট রাখতে এটি দ্রুত এবং সহজতর করার জন্য সেল রেফারেন্স এবং নামযুক্ত রেঞ্জ উভয়ই ব্যবহার করা যেতে পারে এবং ব্যবহার করা উচিত।

• সেল রেফারেন্সগুলি একটি কলাম অক্ষর এবং সারি নম্বরের একটি সংমিশ্রণ - যেমন A1, B23 এবং W987- এর একটি সংমিশ্রণ - এবং একটি কার্যপত্রিকায় ডেটার অবস্থান চিহ্নিত করতে ব্যবহৃত হয়।
• একটি নামযুক্ত পরিসীমা বা সংজ্ঞায়িত নাম একটি কক্ষের রেফারেন্সের অনুরূপ যা এটি একটি কার্যপত্রক একটি সেল বা পরিসরের ঘর সনাক্ত করতে ব্যবহৃত হয়।

ফর্মুলায় ডেটা উল্লেখ

সূত্র গণনা সঞ্চালনের জন্য এক্সেল ব্যবহার করা হয় - যেমন সংযোজন বা বিয়োগ।

যদি প্রকৃত সংখ্যা সূত্রগুলিতে অন্তর্ভুক্ত করা হয় - যেমন:

= 5 + 3

প্রতিবার যে তথ্য পরিবর্তন হয়- 7 এবং 6 বলে, সূত্রটি সম্পাদিত হওয়া প্রয়োজন এবং সংখ্যার পরিবর্তিত হয় যাতে সূত্রটি হয়ে যায়:

= 7 + 6

যদি পরিবর্তে, ডাটাটি কার্যক্ষেত্রে কক্ষগুলিতে প্রবেশ করা হয়, তবে সেল রেফারেন্সগুলি - বা পরিসীমা নামগুলি - সংখ্যাগুলির পরিবর্তে সূত্র ব্যবহার করা যেতে পারে।

যদি নম্বর 5 সেল A1 এবং 3 এ কোষ A2 তে প্রবেশ করে তবে সূত্রটি হল:

= A1 + A2

ডাটা আপডেট করতে, ঘর A1 এবং A2 এর বিষয়বস্তু পরিবর্তন করুন, কিন্তু সূত্রটি একই সাথে থাকে - এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে সূত্র ফলাফলগুলি আপডেট করে

সময় এবং প্রচেষ্টায় সঞ্চয় বৃদ্ধি করা হয় যদি ওয়ার্কশীটটি আরও জটিল সূত্র ধারণ করে এবং যদি একাধিক সূত্র একই তথ্য উল্লেখ করে থাকে তবে শুধুমাত্র একটি অবস্থানে পরিবর্তন করা প্রয়োজন এবং সমস্ত সূত্র যা তা উল্লেখ করে তা আপডেট করা হবে।

সেল রেফারেন্স বা নামযুক্ত রেঞ্জগুলি ব্যবহার করে আপনার ওয়ার্কশীটকেও নিরাপদ করে তোলে, যেহেতু এটি সূত্রগুলি দুর্ঘটনাজনিত পরিবর্তন থেকে রক্ষা করে, যখন ডেটা সেলগুলি প্রবেশ করে যা অ্যাক্সেসযোগ্য পরিবর্তন করে।

ডেটা এ নির্দেশ

এক্সেল এবং গুগল স্প্রেডশিট এর আরেকটি বৈশিষ্ট্য হল যে তারা আপনাকে পয়েন্ট রেফারেন্সের মাধ্যমে সূত্রগুলিতে সেল রেফারেন্স বা ব্যাপ্তির নাম লিখতে দেয় - যা সূত্রের রেফারেন্সে প্রবেশ করার জন্য একটি সেল ক্লিক করে থাকে।

পয়েন্টিং ভুল কক্ষের রেফারেন্স টাইপ করে বা একটি রেঞ্জের নাম ভুল বানানোর কারণে ত্রুটিগুলির সম্ভাবনা হ্রাস করে।

ডেটা নির্বাচন করতে নাম্বার ব্যাবহার ব্যবহার করুন

সম্পর্কিত তথ্য একটি এলাকা প্রদান একটি নাম প্রকার বা ফিল্টার অপারেশন বহন করার সময় তথ্য নির্বাচন করার জন্য এটি অনেক সহজ করতে পারেন

যদি একটি ডাটা এলাকার আকার পরিবর্তন হয়, তাহলে নাম ব্যবস্থার সাহায্যে নাম পরিবর্তন করা সহজেই সম্পাদনা করা যায় ।

06 এর 08

সূত্র ধারণকারী কোষগুলি অরক্ষিত না রাখুন

তাদের সূত্রগুলি সঠিক সময় ধরে এবং সঠিক সেল রেফারেন্সগুলি ব্যবহার করে এত সময় কাটানোর পর, অনেক লোক দুর্ঘটনাক্রমে বা ইচ্ছাকৃত পরিবর্তনের জন্য এই সূত্রগুলি ছাড়ার ভুল করে।

ওয়ার্কশীটে কোষে ডেটা রেখে এবং তারপর সূত্রের যে তথ্য উল্লেখ করে, সূত্রে থাকা কোষগুলিকে লক করা এবং, যদি প্রয়োজন হয় তবে তাদের সুরক্ষিত রাখতে পাসওয়ার্ড সুরক্ষিত করে দেয়।

একই সময়ে, ডাটা ধারণকারী কোষটি আনলক করা যাবে যাতে স্প্রেডশীট আপ টু ডেট রাখতে পরিবর্তন সহজেই প্রবেশ করা যায়।

একটি ওয়ার্কশীট বা ওয়ার্কবুক সুরক্ষা একটি দুই ধাপ প্রসেস:

1. সঠিক ঘরগুলি লক করা আছে তা নিশ্চিত করুন
2. সুরক্ষা শীট প্রয়োগটি প্রয়োগ করুন - এবং যদি ইচ্ছা হয়, একটি পাসওয়ার্ড যুক্ত করুন

07 এর 08

আপনার ডেটা সাজান করুন

এটি প্রবেশ করানোর পরে আপনার ডেটা সাজানোর চেষ্টা করুন

এক্সেল বা গুগল স্প্রেডশিটগুলির মধ্যে ছোটোখাটো তথ্য সহকারে কাজ করা সাধারণত কোন সমস্যা হয় না, তবে বেশিরভাগ তথ্য যেমন বৃদ্ধি পায় তেমনটি দক্ষতার সাথে কাজ করার অসুবিধা হয়।

সাজানো ডেটা সহজে বুঝতে এবং বিশ্লেষণ এবং কিছু ফাংশন এবং সরঞ্জাম, যেমন VLOOKUP এবং SUBTOTAL সঠিক ফলাফল ফেরত করার জন্য সাজানোর ডেটা প্রয়োজন।

এছাড়াও, বিভিন্ন উপায়ে আপনার ডেটা বাছাই করা প্রথম ট্রেন্ডগুলি স্পষ্টভাবে স্পষ্ট না হওয়া স্পট করতে পারে।

সাজানো করা তথ্য নির্বাচন

ডাটা অনুসারে সাজানো যেতে পারে, এক্সেলকে সঠিক পরিসরে জানতে হবে যাতে সাজানো হয়, এবং সাধারণভাবে, এক্সেল সংশ্লিষ্ট ডেটা নির্বাচন করার ক্ষেত্রে বেশ ভাল। তাই যতদিন এটি প্রবেশ করানো হয়,

1. কোনও ফাঁকা সারি বা কলাম সম্পর্কিত তথ্য একটি এলাকায় বাকি ছিল;
2. এবং ফাঁকা সারি এবং কলামগুলি সম্পর্কিত তথ্যগুলির মধ্যে অবশিষ্ট ছিল।

এক্সেল এমনকি নির্দিষ্ট, সঠিকভাবে সঠিকভাবে, যদি ডাটা এলাকার ক্ষেত্রের নাম থাকে এবং এই সারির তালিকা থেকে তালিকা অনুসারে সাজানো হয়।

যাইহোক, এক্সেল তালিকাভুক্ত করা পরিসীমা নির্বাচন করতে ঝুঁকিপূর্ণ হতে পারে - বিশেষ করে প্রচুর পরিমাণে ডেটা যা চেক করা কঠিন।

ডেটা নির্বাচন করতে নাম ব্যবহার করে

সঠিক তথ্য নির্বাচন করা নিশ্চিত করতে, সাজানোর শুরু করার আগে পরিসীমা হাইলাইট করুন।

একই শ্রেণি বারবার বাছাই করা হলে, সেরা পদ্ধতি হল এটি একটি নাম দিতে।

পরিসরের সাজানোর জন্য একটি নাম সংজ্ঞায়িত করা হলে, নাম বাক্সে নাম টাইপ করুন, বা সংশ্লিষ্ট ড্রপ ডাউন তালিকা থেকে নির্বাচন করুন এবং Excel স্বয়ংক্রিয়ভাবে ওয়ার্কশীটে ডাটা সঠিক পরিসর হাইলাইট করবে।

লুকানো সারি এবং কলাম এবং সাজানো

ছাপার সময় লুকানো সারি এবং ডাটাগুলির কলামগুলি সরানো হয় না, যাতে করে সাজানোর আগে তাদের অব্যবহার করা উচিত।

উদাহরণস্বরূপ, যদি সারি 7 লুকানো থাকে, এবং এটি সাজানো ডাটাগুলির একটি অংশ, তবে এটি সারাদিনের সঠিক অবস্থানে সরানোর পরিবর্তে সারি 7 হিসাবে থাকবে।

একই ডাটা কলামের জন্য যায়। সারির দ্বারা বাছাই করা ডাটাগুলির পুনর্বিন্যাসের কলামগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে, তবে যদি কলাম B সাজানোর আগে লুকানো থাকে তবে এটি কলাম B হিসাবে থাকবে এবং সাজানো রেঞ্জে অন্য কলামগুলির সাথে পুনরায় করা হবে না।

08 এর 08

সমস্ত নম্বর গণনা হিসাবে দোকান হওয়া উচিত

ইস্যু: চেক করুন যে সমস্ত নম্বর সংখ্যা হিসাবে সংরক্ষিত হয়। ফলাফলগুলি যদি আপনি প্রত্যাশিত না হন তবে কলামটি সংখ্যা হিসাবে সংখ্যার সংখ্যার অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে এবং সংখ্যার হিসাবে নয়। উদাহরণস্বরূপ, কিছু অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম থেকে আমদানি করা নেতিবাচক সংখ্যাগুলি বা একটি নেতৃস্থানীয় (এপোপ্রোফার) দিয়ে প্রবেশ করা একটি নম্বরটি পাঠ্য হিসাবে সংরক্ষণ করা হয়।

যখন আপনি দ্রুত AZ বা ZA বোতামের সাথে ডেটা ক্রমানুসারে সাজান, তখন জিনিসগুলি ভয়ানক ভুল হতে পারে। যদি ডাটা মধ্যে একটি ফাঁকা সারি বা ফাঁকা কলাম আছে, তথ্য অংশ সাজানো হতে পারে, অন্য তথ্য উপেক্ষা করা হয়, যখন। যদি আপনার নাম্বার এবং ফোন নম্বর আর মিলবে না, বা ভুল গ্রাহকদের কাছে যেতেই হবে, তাহলে আপনার কী মেসেজটি কল্পনা করুন!

সাজানোর আগে সঠিক পরিসরের ডেটা নির্বাচন করা নিশ্চিত করার সবচেয়ে সহজ উপায় হল এটি একটি নাম দিতে।

দ্বিতীয় ধারণার এক্সেল সূত্র ঠিক কি প্রভাব ফেলে। যদি আপনার একটি সিলেক্ট নির্বাচিত থাকে, এক্সেল এক বা একাধিক ফাঁকা কলাম এবং সারি দ্বারা আবদ্ধ একটি পরিসীমা (অনেকটা Ctrl + Shift + 8 চাপানোর মত) নির্বাচন করতে নির্বাচন করে। এটি তারপর শিরোলেখ তথ্য রয়েছে বা না তা নির্ধারণ করার জন্য নির্বাচিত পরিসীমা প্রথম সারি পরীক্ষা করে।

এই যেখানে সরঞ্জামদণ্ড সরঞ্জামগুলি সাজানোটি জটিল হয়ে উঠতে পারে- আপনার শিরোনাম (অনুমান করে যে আপনার এক আছে) কিছুটা কঠোর নির্দেশিকা পূরণ করতে হবে যাতে এক্সেল একটি শিরোনাম হিসাবে এটি সনাক্ত করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, শিরোলেখ সারিতে কোনও ফাঁকা ঘর থাকলে, এক্সেল মনে করতে পারে এটি একটি শিরোলেখ নয়। অনুরূপভাবে, যদি শিরোলেখ সারি ডাটা পরিসরে অন্যান্য সারিগুলির মতই ফরম্যাট করা হয়, তবে এটি সনাক্ত করতে পারে না। পাশাপাশি, যদি আপনার ডেটা টেবিলের সম্পূর্ণ লেখা থাকে এবং আপনার শিরোলেখ সারিতে পাঠ্য ছাড়া কিছুই না থাকে, তবে এক্সেল-কার্যত সব সময়-হেডার সারি স্বীকার করতে ব্যর্থ হবে (সারিটি এক্সেলের অন্য ডেটা সারি মত দেখায়।)

কেবলমাত্র সীমার নির্বাচন করার পরে এবং নির্ধারন করা হলে শিরোলেখ সারি থাকলে আসল শৃঙ্খলাটি এক্সেল করবে। আপনি ফলাফলের সাথে কতই না খুশি তা নির্ভর করে Excel এর পরিসর নির্বাচন এবং শিরোলেখ সারি নির্ধারণের অধিকার উভয়ই পেয়েছে কিনা। উদাহরণস্বরূপ, যদি এক্সেল মনে করে না যে আপনার একটি শিরোলেখ সারি আছে, এবং আপনি করবেন, তাহলে আপনার শিরোলেখ ডাটাটির অংশে সাজানো হবে; এই সাধারণত একটি খারাপ জিনিস।

আপনার ডেটা ব্যাপ্তি সঠিকভাবে স্বীকৃত হয় তা নিশ্চিত করতে, কি এক্সেল নির্বাচন করার জন্য Ctrl + Shift + 8 শর্টকাট ব্যবহার করুন; এই সাজানো হবে কি হয়। যদি এটি আপনার প্রত্যাশাগুলির সাথে মেলে না, তাহলে আপনার টেবিলের ডাটাগুলির চরিত্রটি সংশোধন করতে হবে, অথবা ডায়ালগ বাক্সের ডায়ালগ বাক্সটি ব্যবহার করার আগে আপনাকে ডাটা পরিসর নির্বাচন করতে হবে।

আপনার শিরোনাম সঠিকভাবে স্বীকৃত হয় তা নিশ্চিত করতে, ডাটা পরিসর নির্বাচন করতে Ctrl + Shift + 8 শর্টকাট ব্যবহার করুন, তারপর প্রথম সারিতে দেখুন যদি আপনার শিরোলেখ প্রথম সারি বা প্রথম সারির নির্বাচিত ফাঁকা ঘরগুলির মধ্যে ফাঁকা ঘর থাকে তবে দ্বিতীয় সারির মতো ফরম্যাট করা হয় অথবা আপনার কাছে একাধিক হেডার সারি নির্বাচিত থাকে, তাহলে এক্সেলটি অনুমান করে আপনার কোন শিরোনাম সারি নেই। এটি সংশোধন করার জন্য, আপনার শিরোনাম সারিতে পরিবর্তনগুলি নিশ্চিত করুন যাতে এটি সঠিকভাবে এক্সেল দ্বারা স্বীকৃত হয়

অবশেষে, যদি আপনার ডাটা সারণি বহু-সারি শিরোলেখগুলি ব্যবহার করে, তবে সকল বন্ধ হয়ে যাবে। এক্সেল তাদের স্বীকার করে একটি কঠিন সময় আছে। আপনি যখন হেডারের মধ্যে ফাঁকা সারিগুলি অন্তর্ভুক্ত করার আশা করেন তখন আপনি সমস্যাটিকে মিশ্রিত করেন; এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে করতে পারে না তবে, আপনি কেবল সাজানোর আগেই সারিবদ্ধ সব সারি নির্বাচন করতে পারেন। অন্য কথায়, আপনি কি এক্সেল সাজানোর চান নির্দিষ্ট হবে; এক্সেল আপনার জন্য অনুমিতি করা যাক না।
পাঠ্য তারিখ হিসাবে সংরক্ষণ করা তারিখ এবং টাইম

যদি তারিখ অনুসারে সাজানো ফলাফল প্রত্যাশিত না হয়, তবে সারণির ধারণকৃত কলামের ডাটাগুলির মধ্যে সংখ্যাগুলি (তারিখগুলি এবং সংখ্যাগুলি শুধু ফরম্যাটেড নম্বর ডেটা) নয় বরং পাঠ্য ডাটা হিসাবে সংরক্ষিত তারিখ বা বার থাকতে পারে।

উপরের ছবিতে, এ পিটারসনের রেকর্ডটি তালিকাভুক্তির নিচের তলায় শেষ হয়েছে, যখন, ঋণের তারিখের উপর ভিত্তি করে - 5 নভেম্বর, ২014-এ রেকর্ডটি উ। উইলসনের জন্য রেকর্ডের উপরে স্থাপন করা উচিত ছিল। 5 নভেম্বরের একটি ঋণের তারিখ আছে

অপ্রত্যাশিত ফলাফলের কারণ হল এটার জন্য ঋণের তারিখ। পিটারসন একটি সংখ্যা হিসাবে পরিবর্তে পাঠ্য হিসাবে সংরক্ষণ করা হয়েছে
মিশ্র ডেটা এবং দ্রুত সাজানোর

পাঠ্য এবং সংখ্যা সংক্রান্ত ডেটা রেকর্ডের দ্রুত সাজানোর পদ্ধতি ব্যবহার করে একসাথে মিশ্রিত করা হয়, এক্সেল সংখ্যা এবং পাঠ্য ডেটা আলাদা করে সাজায় - সাজানো তালিকার নিচের টেক্সট ডেটা সহ রেকর্ডগুলি স্থাপন করে।

এক্সেলে সিলেক্টের ফলাফলগুলিতে কলামের শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে - ডাটা টেবিলের জন্য ক্ষেত্রের নামগুলির পরিবর্তে টেক্সট ডেটা অন্য সারির হিসাবে ব্যাখ্যা করা।
বাছাই সতর্কবাণী - ডায়ালগ বক্স সাজান

উপরের ছবিটিতে দেখানো হলে, ডায়লগ বাক্সটি যদি সাজানো হয়, এমনকি এক কলামের প্রকারের জন্যও, এক্সেল একটি বার্তাটি আপনাকে সতর্ক করে দিচ্ছে যে এটি পাঠ্য হিসাবে সঞ্চিত ডেটা সনাক্ত করেছে এবং আপনাকে পছন্দ করে:

একটি নম্বর হিসাবে একটি সংখ্যা মত দেখায় যা কিছু বাছাই
সাজানো সংখ্যা এবং সংখ্যা আলাদাভাবে টেক্সট হিসাবে সঞ্চিত

আপনি যদি প্রথম বিকল্পটি নির্বাচন করেন, তাহলে Excel এর ফলাফলের সঠিক ফলাফলের মধ্যে পাঠ্য ডাটা স্থাপন করার চেষ্টা করবে।

দ্বিতীয় বিকল্পটি বেছে নিন এবং এক্সেলের ফলাফলগুলি নিম্নের আকারের টেক্সট ডেটা সম্বলিত রেকর্ডগুলি রাখবে - যেমন দ্রুত গতির সাথে এটি আছে