এক্সেলের মধ্যে SQL সার্ভার এবং মাইক্রোসফট অ্যাক্সেসের মত রিলেশনাল ডেটাবেস প্রোগ্রামের ডাটা ম্যানেজমেন্টের ক্ষমতা নেই। তবে এটি কি করতে পারে, তবে একটি সাধারণ বা ফ্ল্যাট-ফাইল ডাটাবেস হিসেবে কাজ করে যা অনেকগুলি পরিস্থিতিতে তথ্য ব্যবস্থাপনা প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে।
Excel এ, ডাটাগুলি একটি কার্যপত্রকের সারি এবং কলামগুলির সাহায্যে টেবিলে সংগঠিত হয়। প্রোগ্রামের আরো সাম্প্রতিক সংস্করণে একটি টেবিলের বৈশিষ্ট্য রয়েছে , যা তথ্যগুলি প্রবেশ, সম্পাদনা এবং নিপূণভাবে সহজ করে তোলে।
একটি বিষয় সম্পর্কে তথ্য বা তথ্য প্রতিটি পৃথক টুকরা - যেমন একটি অংশ সংখ্যা বা একটি ব্যক্তির ঠিকানা - একটি পৃথক ওয়ার্কশীট সেল সংরক্ষণ করা হয় এবং একটি ক্ষেত্র হিসাবে উল্লেখ করা হয়।
ডাটাবেস শর্তাবলী: সারণি, রেকর্ডস, এবং ক্ষেত্রসমূহ Excel এ
একটি ডাটাবেস একটি সংগঠিত ফ্যাশন এক বা তার বেশি কম্পিউটার ফাইলের মধ্যে সংরক্ষিত সম্পর্কিত তথ্য সংগ্রহ।
সাধারণত তথ্য বা তথ্য সারণিতে সংগঠিত হয়। একটি সাধারণ বা ফ্ল্যাট-ফাইল ডাটাবেস, যেমন এক্সেল, এক টেবিলে এক বিষয় সম্পর্কে সমস্ত তথ্য ধারণ করে।
রিলেশনাল ডেটাবেসগুলি, অন্যদিকে, প্রতিটি টেবিলের সাথে বিভিন্ন টেবিলের সমন্বয়ে গঠিত, বিভিন্ন বিষয়ে সম্পর্কিত, কিন্তু সম্পর্কিত বিষয়গুলি।
একটি টেবিলে তথ্য এমনভাবে সংগঠিত হয় যে এটি সহজেই হতে পারে:
- আপডেট করা হয়েছে
- সাজানো
- সংশোধিত
- নির্দিষ্ট তথ্যের জন্য ফিল্টার বা অনুসন্ধান
রেকর্ডস
ডাটাবেস পরিভাষা, একটি রেকর্ড ডাটাবেস মধ্যে প্রবেশ করা হয়েছে যে একটি নির্দিষ্ট বস্তুর সম্পর্কে সমস্ত তথ্য বা তথ্য ঝুলিতে।
এক্সেলের মধ্যে, রেকর্ডগুলি সাধারণভাবে সারিবদ্ধ প্রতিটি কক্ষের সাথে কার্যপত্রক সারিতে সংগঠিত হয় যা তথ্য বা মূল্যের একটি আইটেম ধারণ করে।
ক্ষেত্রসমূহ
প্রতিটি ডাটাবেস রেকর্ডে তথ্য প্রতিটি আইটেম - যেমন একটি টেলিফোন নম্বর বা রাস্তার নম্বর - একটি ক্ষেত্র হিসাবে উল্লেখ করা হয়।
এক্সেলে, একটি কার্যপত্রকের পৃথক কক্ষগুলি ক্ষেত্র হিসেবে কাজ করে, যেহেতু প্রতিটি কোষ একটি বস্তুর তথ্য একক টুকরা ধারণ করতে পারে।
ক্ষেত্রের নাম
এটা অত্যাবশ্যক যে ডেটা একটি ডাটাবেসে একটি সংগঠিত ফ্যাশনে প্রবেশ করা হয় যাতে এটি নির্দিষ্ট তথ্য পেতে বা সাজানো বা ফিল্টার করা যায়।
প্রতিটি রেকর্ডের জন্য একই অর্ডারের ডাটা প্রবেশ করানোর জন্য, একটি টেবিলের প্রতিটি কলামে শিরোনাম যুক্ত করা হয়। এই কলাম শিরোনাম ক্ষেত্রের নাম হিসাবে উল্লেখ করা হয়।
Excel- তে, সারণির শীর্ষ সারির টেবিলের ক্ষেত্রের নামগুলি রয়েছে। এই সারি সাধারণত হেডার সারি হিসাবে উল্লেখ করা হয়
উদাহরণ
উপরের ছবিতে, এক ছাত্রের জন্য সংগৃহীত সমস্ত তথ্য একটি পৃথক সারিতে সংরক্ষিত হয় বা টেবিলের মধ্যে রেকর্ড। প্রত্যেক শিক্ষার্থী, কতটুকু বা কতটুকু সামান্য তথ্য সংগ্রহ করা হয় তা সারণিতে আলাদা সারি নেই।
একটি সারির মধ্যে প্রতিটি ঘর একটি তথ্য ধারণকারী একটি ক্ষেত্র ধারণকারী। শিরোলেখ সারিতে ক্ষেত্রের নামগুলি নিশ্চিত করে যে, ডেটা সমস্ত বিষয়কে একটি নির্দিষ্ট বিষয়, যেমন নাম বা বয়স হিসাবে, সমস্ত ছাত্রদের জন্য একই কলামে রাখার দ্বারা সংগঠিত থাকে।
এক্সেল এর ডেটা সরঞ্জাম
মাইক্রোসফ্ট আরও কিছু উপাদানের সরঞ্জাম অন্তর্ভুক্ত করেছে যা এক্সেল সারণিতে সংরক্ষিত বৃহত পরিমাণে ডেটাতে কাজ করা সহজতর করে এবং এটি ভাল অবস্থায় রাখতে সহায়তা করে।
রেকর্ডের জন্য একটি ফর্ম ব্যবহার
এমন একটি টুল যা ব্যক্তিগত রেকর্ডের সাথে কাজ করা সহজ করে তোলে ডাটা ফর্ম। 32 টি ফরম বা কলাম পর্যন্ত টেবিলগুলিতে রেকর্ডগুলি খুঁজে, সম্পাদনা, প্রবেশ বা মুছে ফেলার জন্য একটি ফর্ম ব্যবহার করা যেতে পারে।
ডিফল্ট আকারের ক্ষেত্রের নামগুলি যাতে তারা টেবিলে সাজানো হয় সেগুলির একটি তালিকা অন্তর্ভুক্ত করে, যাতে রেকর্ড সঠিকভাবে প্রবেশ করা হয় তা নিশ্চিত করতে। প্রত্যেক ক্ষেত্রের নামের পাশে তথ্যগুলির পৃথক ক্ষেত্রগুলি প্রবেশ বা সম্পাদনা করার জন্য একটি পাঠ্য বাক্স।
যদিও কাস্টম ফর্মগুলি তৈরি করা সম্ভব, ডিফল্ট ফর্মটি তৈরি এবং ব্যবহার করা অনেক সহজ এবং প্রায়ই এটি প্রয়োজনীয় সবকিছু।
ডুপ্লিকেট ডেটা রেকর্ডগুলি সরান
সব উপাত্তগুলির সাথে একটি সাধারণ সমস্যা হল ডেটা ত্রুটি। সহজ বানান ভুল বা তথ্য অনুপস্থিত ক্ষেত্রগুলি ছাড়াও, ডুপ্লিকেট ডেটা রেকর্ডগুলি একটি প্রধান উদ্বেগ হতে পারে কারণ একটি ডেটা টেবিল আকারে বৃদ্ধি পায়।
এক্সেলের ডাটা টুলগুলির আরেকটি ব্যবহার এই ডুপ্লিকেট রেকর্ডগুলি মুছে ফেলতে ব্যবহার করা যেতে পারে - সঠিক বা আংশিক ডুপ্লেটগুলি।
ছাঁকুন ডেটা
বাছাই মানে একটি নির্দিষ্ট সম্পত্তির তথ্য অনুযায়ী পুনর্গঠন করা, যেমন লেবেলে বর্ণানুক্রমিকভাবে শেষ নাম অনুসারে বা কালপঞ্জি থেকে প্রাচীনতম থেকে ছোটতম পর্যন্ত।
এক্সেলের সাজানোর অপশনগুলি এক বা একাধিক ক্ষেত্রের সাজানো, কাস্টম সাজানো, যেমন তারিখ বা সময় অনুসারে সাজানো এবং সারি দ্বারা সাজানো যা একটি টেবিলে ক্ষেত্রগুলিকে পুনরায় সাজানো সম্ভব করে।