ডেটা প্রবেশ করানোর ধাপে ধাপে নির্দেশাবলী
এক্সেলের ডাটা এন্ট্রি আকারে তৈরি করা একটি এক্সেল ডাটাবেসে তথ্য প্রবেশের একটি দ্রুত এবং সহজ উপায়।
ফর্ম ব্যবহার করে আপনি পারবেন:
- একটি নতুন ডাটাবেস টেবিলের শুরু বা একটি বিদ্যমান এক নতুন রেকর্ড যোগ
- এক সময়ে তথ্য রেকর্ডের মাধ্যমে স্ক্রোল করুন
- নির্দিষ্ট তথ্য ধারণকারী রেকর্ড অনুসন্ধান
- প্রয়োজনে ব্যক্তিগত রেকর্ড সম্পাদনা বা মুছে ফেলুন
দ্রুত অ্যাক্সেস সরঞ্জামদণ্ডে ডাটা এন্ট্রি ফর্ম আইকন যোগ করার বিষয়ে
ডাটা এন্ট্রি ফর্মটি Excel এর বিল্ট-ইন ডেটা সরঞ্জামগুলির মধ্যে একটি। এটি করার জন্য আপনাকে যা করতে হবে তা হল আপনার ডাটাবেসে ব্যবহৃত কলম শিরোনামগুলি প্রদান করে, ফরম আইকনে ক্লিক করুন, এবং এক্সেল বাকি কাজ করবে
আরো কঠিন চ্যালেঞ্জ করার জন্য, যদিও, এক্সেল ২007 থেকে, মাইক্রোসফ্ট রিবনটির ফরম আইকনটি অন্তর্ভুক্ত না করার সিদ্ধান্ত নিয়েছে।
ডাটা এন্ট্রি ফর্ম ব্যবহার করার জন্য প্রথম ধাপ হল ফিক্স আইকনটি দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবারে যাতে আমরা এটি ব্যবহার করতে পারি।
এটি একটি এক-কাল অপারেশন। যোগ করা হলে, ফিক্স আইকন দ্রুত এক্সেস সরঞ্জামদণ্ডে উপলব্ধ থাকবে।
ডাটা এন্ট্রি ফরম বোতাম খোঁজ
দ্রুত অ্যাক্সেস সরঞ্জামদণ্ডটি Excel এ ঘন ঘন ব্যবহৃত বৈশিষ্ট্যগুলির জন্য শর্টকাটগুলি সঞ্চয় করতে ব্যবহৃত হয়। এটি এমন একটি বৈশিষ্ট্য যেখানে আপনি রিবনটিতে উপলব্ধ নয় এমন এক্সেল বৈশিষ্ট্যগুলিতে শর্টকাট যুক্ত করতে পারেন।
এই বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি ডেটা এন্ট্রি ফর্ম।
ডাটা ফর্ম একটি এক্সেল ডাটাবেস টেবিলে ডাটা যোগ করার একটি দ্রুত এবং সহজ উপায়।
যাইহোক, মাইক্রোসফ্ট এক্সেল ২007 থেকে শুরু করে রিবনের ট্যাবের আকারে যোগ না করার সিদ্ধান্ত নিয়েছে।
নীচে এমন পদক্ষেপগুলি যা আপনাকে দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবারে ফরম আইকন যোগ করতে দেখাবে।
দ্রুত এক্সেস সরঞ্জামদণ্ডে ডেটা ফর্ম যুক্ত করুন
- ড্রপ ডাউন মেনু খুলতে দ্রুত অ্যাক্সেস সরঞ্জামদণ্ডের শেষে নিচে তীর ক্লিক করুন।
- Quick Access Toolbar ডায়ালগ বাক্স কাস্টমাইজ খুলতে তালিকা থেকে আরও কমান্ডগুলি চয়ন করুন।
- ড্রপ ডাউন মেনু খুলতে লাইন থেকে কমান্ডগুলি বেছে নিন ।
- বামদিকের প্যানের Excel 2007-এ পাওয়া সমস্ত কমান্ড দেখতে তালিকা থেকে সমস্ত কমান্ডগুলি নির্বাচন করুন
- ফরম কমান্ডটি খুঁজতে এই বর্ণানুক্রমিক তালিকাটি স্ক্রোল করুন।
- দ্রুত অ্যাক্সেস সরঞ্জামদণ্ডে ফরম কমান্ড যোগ করার জন্য কমান্ড প্যানেলে যোগ বোতামে ক্লিক করুন।
- ওকে ক্লিক করুন
দ্রুত অ্যাক্সেস সরঞ্জামদণ্ডে ফরম বোতাম যোগ করা উচিত
ডাটাবেস ক্ষেত্র নামগুলি যোগ করা
পূর্বে উল্লিখিত হিসাবে, আমরা Excel এ তথ্য এন্ট্রি ফর্ম ব্যবহার করতে হবে আমাদের কলাম শিরোনাম বা ক্ষেত্রের নাম আমাদের ডাটাবেস ব্যবহার করার জন্য প্রদান করা হয়
ফর্মের ক্ষেত্রের নামগুলি যোগ করার সবচেয়ে সহজ উপায় হল আপনার কার্যপদ্ধতিতে তাদের ঘরগুলিতে টাইপ করুন। আপনি আকারে 32 টি ক্ষেত্রের নাম পর্যন্ত অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।
নিম্নোক্ত শিরোনামগুলি A1 থেকে E1 এ প্রবেশ করুন:
শিক্ষার্থী আইডি
নামের শেষাংশ
প্রাথমিক
বয়স
কার্যক্রম
ডাটা এন্ট্রি ফরম খুলছে
ডাটা এন্ট্রি ফরম খুলছে
- এটি সক্রিয় কক্ষের জন্য কক্ষ A2 এ ক্লিক করুন।
- ফর্ম আইকনটিতে ক্লিক করুন যা ২ য় দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবারে যোগ করা হয়েছিল।
- ফর্ম আইকনে ক্লিক করলে এক্সেল থেকে একটি বার্তা বাক্স আসবে যা ফর্মের শিরোনাম যোগ করার সাথে সম্পর্কিত অনেকগুলি বিকল্প রয়েছে।
- যেহেতু আমরা ইতিমধ্যে ক্ষেত্রের নাম টাইপ করেছি আমরা শিরোনাম হিসাবে ব্যবহার করতে চাই সব আমরা করতে হবে বার্তা বাক্সে ঠিক আছে ক্লিক করুন ।
- সমস্ত ক্ষেত্রের নাম ধারণকারী ফর্মটি পর্দায় প্রদর্শিত হবে।
ফরম দিয়ে ডেটা রেকর্ডস যোগ করা
ফর্ম সঙ্গে ডেটা রেকর্ডস যোগ করা
একবার ডেটা শিরোনামগুলি ডাটাবেসের সাথে রেকর্ড যোগ করে ফর্মটিতে যোগ করা হয়েছে, কেবলমাত্র ফর্ম ক্ষেত্রগুলিতে সঠিক ক্রমে ডাটা টাইপ করার বিষয়।
উদাহরণ রেকর্ডস
সঠিক শিরোনাম পরবর্তী ফর্ম ক্ষেত্রের মধ্যে তথ্য প্রবেশ করান ডাটাবেস নিম্নলিখিত রেকর্ড যোগ করুন দ্বিতীয় রেকর্ডের জন্য ক্ষেত্রগুলি পরিষ্কার করতে প্রথম রেকর্ডটি প্রবেশ করার পরে নতুন বোতামে ক্লিক করুন।
StudentID: SA267-567
শেষ নাম : জোন্স
প্রাথমিক : বি।
বয়স : 21
প্রোগ্রাম : ভাষা
StudentID: SA267-211
শেষ নাম : উইলিয়ামস
প্রাথমিক : জে।
বয়স : 19
প্রোগ্রাম : বিজ্ঞান
টিপ: যখন ডেটা প্রবেশ করানো হয় তখন শিক্ষার্থীর আইডি নম্বরগুলি যেমন (ড্যাশের পরে সংখ্যাগুলি ভিন্ন) তে একই রকম হয়, ডাটা এন্ট্রির গতি বাড়ায় এবং সহজ করে তুলতে কপি এবং পেস্ট ব্যবহার করুন।
টিউটোরিয়াল ডেটাবেস থেকে অবশিষ্ট রেকর্ডগুলি যোগ করার জন্য, উপরের ছবিতে পাওয়া তথ্যগুলি A4 থেকে E11 এ বাকি তথ্য প্রবেশ করতে ফর্মটি ব্যবহার করুন।
ফরম (con't) সঙ্গে ডেটা রেকর্ডস যোগ করা
টিউটোরিয়াল ডেটাবেস থেকে অবশিষ্ট রেকর্ডগুলি যোগ করার জন্য, ছবিটি এখানে A11 থেকে A4 থেকে E11 এ পাওয়া বাকি তথ্য প্রবেশ করতে ফর্মটি ব্যবহার করুন।
ফরমের ডেটা সরঞ্জামগুলির ব্যবহার
ফাইলটি আকারের আকারে বেড়ে গেলে ডাটাবেসের সাথে একটি বড় সমস্যা তথ্যটির অখণ্ডতা বজায় রাখা হয়। এটি প্রয়োজন:
- ডাটা ত্রুটি সংশোধন বা পৃথক রেকর্ড আপডেট।
- অপ্রচলিত বা অনুলিপি রেকর্ড মুছে ফেলা
ডেটা এন্ট্রি ফর্মটিতে ডানদিকের পাশাপাশি বিভিন্ন সরঞ্জাম রয়েছে যা ডাটাবেস থেকে রেকর্ডগুলি খুঁজে পেতে এবং সংশোধন করতে বা মুছে দিতে সহজ করে তোলে।
এই সরঞ্জামগুলি হল:
- পূর্ববর্তী খুঁজুন এবং পরবর্তী বাটন খুঁজুন - এগুলি আপনাকে একবারে ডাটাবেসের মাধ্যমে একটি রেকর্ডের মাধ্যমে এগিয়ে এবং স্ক্রোল করতে অনুমতি দেয়।
- মুছে ফেলুন বোতাম - এটি ডাটাবেস থেকে রেকর্ড মুছে ফেলতে ব্যবহৃত হয়।
- পুনরুদ্ধার বোতাম - এই বোতামটি সম্পাদনা করা হচ্ছে এমন রেকর্ডে পরিবর্তনগুলি পূর্বাবস্থায় ব্যবহার করতে ব্যবহার করা যেতে পারে। মাঝে মাঝে, আমরা একটি রেকর্ডে ভুল পরিবর্তন করে বা এমনকি ভুল রেকর্ড সম্পূর্ণভাবে সম্পাদনা করুন। যদি তাই হয়, তবে পুনঃস্থাপন বোতামটি সেইগুলি পূর্বাবস্থায় ফেরানোর জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে।
- দ্রষ্টব্য: পুনরুদ্ধার বোতাম কেবলমাত্র একটি রেকর্ড হিসাবে ফর্ম উপস্থিত হিসাবে যতদিন কাজ করে। যত তাড়াতাড়ি আপনি অন্য রেকর্ড অ্যাক্সেস বা ফর্ম বন্ধ হিসাবে, পুনরুদ্ধার বোতাম নিষ্ক্রিয় হয়ে ওঠে।
- নির্ণায়ক বোতাম আপনাকে নির্দিষ্ট মানদণ্ড, যেমন নাম, বয়স বা প্রোগ্রামের উপর ভিত্তি করে রেকর্ডের জন্য ডাটাবেস অনুসন্ধান করতে দেয়। টিউটোরিয়ালটি পরবর্তী ধাপে অন্তর্ভুক্ত করা হয়।
এক ক্ষেত্র নাম ব্যবহার করে রেকর্ডস অনুসন্ধান
নির্ণায়ক বোতাম আপনাকে এক বা একাধিক ক্ষেত্রের নামগুলি ব্যবহার করে রেকর্ডগুলির ডাটাবেস অনুসন্ধান করতে দেয়, যেমন নাম, বয়স, বা প্রোগ্রাম।
এক ক্ষেত্র নাম ব্যবহার করে রেকর্ডস অনুসন্ধান
- আকারে ধাপ বাটন ক্লিক করুন
- ধাপ বাটন ক্লিক করলে সকল ফর্ম ক্ষেত্র মুছে যাবে কিন্তু ডাটাবেস থেকে যেকোনো তথ্য সরিয়ে ফেলা হবে না।
- কলেজের আর্টস প্রোগ্রামে ভর্তি হওয়া সকল ছাত্রদের অনুসন্ধান করার জন্য আমরা প্রোগ্রাম ক্ষেত্র এবং টাইপ আর্টস-এ ক্লিক করুন।
- পরবর্তী বাটন খুঁজুন উপর ক্লিক করুন। এইচ। থম্পসনের রেকর্ডটি ফর্মের মধ্যে উপস্থিত হওয়া উচিত কারণ সে আর্টস প্রোগ্রামে ভর্তি হয়।
- পরবর্তী বাটন দ্বিতীয় এবং তৃতীয়বার খুঁজুন এবং জে। গ্রাহাম এবং ডব্লিউ। হেন্ডারসনের রেকর্ডগুলি অন্যের পরে এক প্রদর্শিত হবে, যেমনটি তারা আর্টস প্রোগ্রামেও অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
এই টিউটোরিয়ালের পরবর্তী ধাপে একাধিক মাপদণ্ডের সাথে মেলে এমন রেকর্ড অনুসন্ধানের একটি উদাহরণ রয়েছে।
একাধিক ক্ষেত্রের নাম ব্যবহার করে রেকর্ডস অনুসন্ধান করা হচ্ছে
এই উদাহরণে আমরা 18 বছর বয়সী এবং কলেজে আর্টস প্রোগ্রামে নথিভুক্ত যারা সব ছাত্রদের জন্য অনুসন্ধান করা হবে। উভয় মাপদণ্ডের সাথে মেলে এমন রেকর্ডগুলি অবশ্যই ফর্মটিতে প্রদর্শিত হবে।
- আকারে ধাপ বাটন ক্লিক করুন
- বয়স ক্ষেত্রটি ক্লিক করুন এবং 18 টাইপ করুন।
- প্রোগ্রাম ক্ষেত্র এবং টাইপ আর্টস এ ক্লিক করুন
- পরবর্তী বাটন খুঁজুন ক্লিক করুন। এইচ। থম্পসনের রেকর্ড 18 বছরের পুরনো এবং আর্টস প্রোগ্রামে ভর্তি হওয়ার পর ফর্মটি প্রদর্শিত হবে।
- দ্বিতীয়বার খুঁজুন বাটনে ক্লিক করুন এবং জে। গ্রাহামের রেকর্ডটি অবশ্যই দেখা উচিত কারণ তিনি 18 বছর বয়সী এবং আর্টস প্রোগ্রামে ভর্তি হন।
- তৃতীয়বার খুঁজুন বাটনে ক্লিক করুন এবং জে। গ্রাহামের রেকর্ডটি অবশ্যই দৃশ্যমান হওয়া উচিত কারণ অন্য কোন রেকর্ড নেই যা উভয় মানদণ্ডের সাথে মেলে।
ডঃ হেন্ডারসনের রেকর্ডটি এই উদাহরণে প্রদর্শিত হবে না কারণ, যদিও তিনি আর্টস প্রোগ্রামে ভর্তি হন, তিনি 18 বছর বয়সী নন, তাই তিনি অনুসন্ধানের মানদণ্ডের সাথে মেলে না।