মাইক্রোসফ্টের মেইল একত্রিতকরণ বৈশিষ্ট্যটি আপনাকে একই নথি প্রেরণকারীদের বৃহৎ সংখ্যায় সামান্য পরিবর্তন সহ পাঠাতে দেয়। শব্দটি "একত্রীকরণ" শব্দটি থেকে আসে যে একটি ডকুমেন্ট (একটি চিঠি, উদাহরণস্বরূপ) একটি তথ্য উৎস নথি যেমন একটি স্প্রেডশীট সঙ্গে মার্জ করা হয়।
ওয়ার্ডের মেইল একত্রীকরণের বৈশিষ্ট্য এক্সেল থেকে তথ্য সহ seamlessly কাজ করে। ওয়ার্ড আপনাকে তার নিজস্ব তথ্য উৎস তৈরি করতে দেয়, এই ডেটা ব্যবহার করার জন্য বিকল্প সীমিত। এছাড়াও, যদি আপনার স্প্রেডশীটের মধ্যে আপনার ডেটা ইতিমধ্যেই থাকে তবে এটি ওয়ার্ডের ডাটা উৎসে সমস্ত তথ্য পুনরায় টাইপ করার জন্য বেশিরভাগ জ্ঞান রাখে না।
মেলের জন্য আপনার ডেটা প্রস্তুতকরণ
তত্ত্বগতভাবে, আপনি কোনও বিশেষ প্রস্তুতি ছাড়াই একটি ওয়ার্ড মেইল মার্জ ফাংশনে যেকোন এক্সেল ওয়ার্কশীট ব্যবহার করতে পারেন। যাইহোক, এটি সুপারিশ করা হয় যে আপনি কিছু মেইল একত্রিতকরণ প্রক্রিয়ার অপ্টিমাইজ করার জন্য আপনার ওয়ার্কশীট প্রস্তুত করতে কিছু সময় নিন।
এখানে কয়েকটি নির্দেশিকা রয়েছে যা মেলা একত্রিতকরণ পদ্ধতিটিকে আরও মসৃণ করে তুলতে সাহায্য করবে।
আপনার স্প্রেডশীট ডেটা সংগঠিত করুন
সুস্পষ্টভাবে জানাতে ঝুঁকির মধ্যে, আপনার ডেটা সারিবদ্ধভাবে সারি ও কলামে সংগঠিত হওয়া উচিত। প্রতিটি সারি একটি একক রেকর্ড হিসাবে এবং প্রতিটি কলামটি একটি ক্ষেত্র যা আপনি আপনার নথিতে সন্নিবেশ করা হবে বলে মনে করেন। (যদি আপনি একটি রিফ্রেশার প্রয়োজন এক্সেল ডাটা-এন্ট্রি টিউটোরিয়াল দেখুন ।)
একটি শিরোলেখ রো তৈরি করুন
মেইল একত্রীকরণের জন্য আপনি যে শীটটি ব্যবহার করতে চান তার জন্য একটি শিরোলেখ সার তৈরি করুন। একটি শিরোলেখ সারি একটি সারি ধারণকারী লেবেল যা নীচের সেলগুলির তথ্য সনাক্ত করে। এক্সেল ডেটা এবং লেবেলগুলির মধ্যে পার্থক্য সম্পর্কে কখনও কখনও চিত্তাকর্ষক হতে পারে, তাই সাহসী পাঠ্য, সেল সীমানা এবং সেল শেডিং ব্যবহার করে এটি পরিষ্কার করুন যাতে শিরোলেখ সারির জন্য অনন্য। এটি এক্সেলটি আপনার ডেটা বাকি থেকে পৃথক করবে তা নিশ্চিত করবে।
পরে যখন আপনি মূল নথির সাথে ডেটা মিলিত করছেন, তখন লেবেলগুলিকে মার্জ ক্ষেত্রের নাম হিসাবে দেখানো হবে, তাই আপনার ডকুমেন্টে কোন তথ্য ঢুকানো হচ্ছে সে সম্পর্কে কোন বিভ্রান্তি থাকবে না। উপরন্তু, এটি আপনার কলাম লেবেল একটি ভাল অনুশীলন, এটি ব্যবহারকারী ত্রুটি প্রতিরোধ করতে সাহায্য করে।
একটি একক পত্রক উপর সব ডেটা রাখুন
মেইল একত্রীকরণের জন্য যে তথ্যগুলি আপনি ব্যবহার করতে চান, সেটি এক চাদরে থাকা আবশ্যক। এটি একাধিক শীট জুড়ে ছড়িয়ে পড়ে, আপনি শীট একত্রিত বা একাধিক মেইল মার্জগুলি সঞ্চালন করতে হবে। এছাড়াও, নিশ্চিত করুন যে শীটগুলিকে স্পষ্টভাবে নাম দেওয়া হয়েছে , যেহেতু আপনি এটি ব্যবহার না করার জন্য আপনি যে শীটটি ব্যবহার করতে চান তা নির্বাচন করতে সক্ষম হবে।
একটি মেইল একত্রিত একটি ডেটা উত্স সম্পর্কিত
মেইল একত্রিতকরণ প্রক্রিয়ার পরবর্তী ধাপ হল আপনার প্রস্তুতকৃত এক্স স্প্রেডশীটটি আপনার ওয়ার্ড ডকুমেন্টের সাথে সংযুক্ত করা।
- মেইল মার্জ টুলবারে, ওপেন ডেটা উৎস বোতামটি ক্লিক করুন।
- ডাটা সোর্স ডায়লগ বক্স নির্বাচন করুন, আপনি আপনার এক্সেল কার্যপদ্ধতি খুঁজে না পাওয়া পর্যন্ত ফোল্ডারগুলির মাধ্যমে নেভিগেট করুন। আপনি যদি আপনার এক্সেল ফাইলটি খুঁজে পাচ্ছেন না, তবে "ফাইলের ধরন" নামক ড্রপডাউন মেনুতে "সমস্ত তথ্য উত্স" নির্বাচন করা হয় তা নিশ্চিত করুন।
- আপনার উত্স এক্সেল উৎস ফাইলে ডাবল ক্লিক করুন, অথবা এটি নির্বাচন করুন এবং খুলুন ক্লিক করুন।
- নির্বাচন টেবিল ডায়ালগ বাক্সে, এক্সেল শীট নির্বাচন করুন যা আপনার নথির সাথে একত্রিত করতে চান এমন তথ্যটি ধারণ করে।
- নিশ্চিত করুন যে "ডাটা প্রথম সারিতে কলাম হেডার রয়েছে" পাশে চেকবক্স চেক করা হয়েছে।
- ওকে ক্লিক করুন
এখন যে ডেটা উত্স মূল দস্তাবেজের সাথে যুক্ত হয়েছে, আপনি লেখা লিখতে এবং / অথবা আপনার ওয়ার্ড ডকুমেন্ট সম্পাদনা করতে পারেন। তবে, আপনি এক্সেলে আপনার ডাটা উৎসে পরিবর্তন করতে পারবেন না; যদি আপনি ডাটাতে পরিবর্তন করতে চান, তবে Excel এর মধ্যে ডাটা উৎস খুলতে আপনাকে অবশ্যই Word এর প্রধান নথিতে বন্ধ করতে হবে।
আপনার নথিতে মার্জ ক্ষেত্রগুলি ঢোকানো এই ধাপগুলি অনুসরণ করে সহজ:
- মেইল মার্জ টুলবারে ক্ষেত্র মার্জ সন্নিবেশ করান ক্লিক করুন। মিশ্রিত ক্ষেত্র সন্নিবেশ করুন ডায়ালগ বাক্স প্রদর্শিত হবে।
- তালিকা থেকে সন্নিবেশ করানোর জন্য ক্ষেত্রের নাম হাইলাইট করুন এবং সন্নিবেশ ক্লিক করুন।
- বাক্সটি খোলা থাকবে, যাতে আপনি আরও ক্ষেত্র সন্নিবেশ করতে পারবেন। আপনি উত্তরাধিকারের একাধিক ক্ষেত্র সন্নিবেশ করান, ওয়ার্ড স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার দস্তাবেজে ক্ষেত্রগুলির মধ্যে স্থান যোগ করবে না; ডায়ালগ বাক্সটি বন্ধ করার পর আপনাকে এটি করতে হবে। আপনার নথিতে আপনি ডাবল তীর দ্বারা বেষ্টিত ক্ষেত্রের নাম দেখতে পাবেন।
- আপনি সম্পন্ন হলে, বন্ধ ক্লিক করুন ।
ঠিকানা ব্লক এবং গ্রিটিংস প্রবেশ করান- সাবধানে ব্যবহার করুন
মাইক্রোসফ্ট সম্প্রতি একটি মেল একত্রীকরণ বৈশিষ্ট্য যুক্ত করেছে যা আপনাকে ঠিকানা ব্লক এবং অভিবাদন লাইন সন্নিবেশ করতে দেয়। টুলবারের সংশ্লিষ্ট বোতামে ক্লিক করে, ওয়ার্ড আপনাকে একসাথে কয়েকটি ক্ষেত্র সন্নিবেশ করতে দেয়, সাধারণ বৈচিত্রগুলিতে সাজানো।
সন্নিবেশ ঠিকানা ব্লক বোতামটি বামদিকে রয়েছে; সন্নিবেশ অভিবাদনটি ডানদিকে অবস্থিত
এছাড়াও, আপনি কোনও বাটনটিতে ক্লিক করলে, ওয়ার্ড একটি ডায়ালগ বাক্স দেখায় যা আপনাকে কোন কোন ক্ষেত্রগুলিতে আপনি সন্নিবেশ করাতে চান, আপনি কীভাবে তাদের সাজানো পছন্দ করবেন, কোনটি অন্তর্ভুক্ত করবেন এবং অন্যরা কী অন্তর্ভুক্ত করবেন। যদিও এই শব্দটি সহজবোধ্য বলে মনে হয়- এবং যদি আপনি Word- এ তৈরি একটি ডেটা উত্স ব্যবহার করেন তবে এটি যদি আপনি একটি এক্সেল ওয়ার্কশীট ব্যবহার করছেন তবে এটি বিভ্রান্তি লাভ করতে পারে।
মনে রাখবেন যখন এই নিবন্ধটি পৃষ্ঠা 1 আপনার ওয়ার্কশীট শিরোনাম সারি যোগ করার বিষয়ে সুপারিশ? ওয়েল, যদি আপনি ক্ষেত্রের নাম একই ক্ষেত্রের ক্ষেত্রের নাম হিসাবে ব্যবহার করে অন্য কোন ক্ষেত্র নাম দেন তবে শব্দ ভুলগুলি ক্ষেত্রের সাথে মেলে।
এর মানে হল যে আপনি সন্নিবেশ ঠিকানা ব্লক ব্যবহার করে বা অভিবাদন লাইন বোতামগুলি সন্নিবেশ করান , আপনার নির্দিষ্ট তারিখের তুলনায় ডেটা ভিন্ন ক্রমানুসারে প্রদর্শিত হতে পারে- কেবল লেবেল মেলে না কারণ। সৌভাগ্যবশত, মাইক্রোসফট এই প্রত্যাশিত এবং একটি ম্যাচ ক্ষেত্র বৈশিষ্ট্যের অন্তর্গত যা আপনাকে ব্লকগুলিতে শব্দ ব্যবহার করে আপনার ক্ষেত্রের নামগুলি মেলানোর অনুমতি দেয়।
মানচিত্র ক্ষেত্রগুলি সঠিকভাবে ম্যাপ ক্ষেত্র লেবেল ব্যবহার করে
ক্ষেত্রগুলি মেলানোর জন্য, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
- টুলবারের মিলিত ক্ষেত্রগুলির বোতামে ক্লিক করুন।
- ম্যাচ ফিল্ড ডায়ালগ বাক্সে, আপনি বাম দিকের Word এর ক্ষেত্রের নামের একটি তালিকা দেখতে পাবেন। বাক্সের ডান দিকে, আপনি ড্রপডাউন বাক্সগুলির একটি কলাম দেখতে পাবেন। প্রতিটি ড্রপডাউন বক্সের নামটি হল ক্ষেত্র যা প্রতিটি ব্লগের ঠিকানাটি বা ব্লক বা শুভেচ্ছা লাইন ব্লকের ক্ষেত্রে ব্যবহৃত হয়। কোন পরিবর্তন করতে, কেবল ড্রপডাউন বক্স থেকে ক্ষেত্রের নাম নির্বাচন করুন।
- একবার আপনার পরিবর্তন করা হলে OK ক্লিক করুন।
আপনি সন্নিবেশ অ্যাড্রেস ব্লক বা Greeting Line ডায়লগ বাক্সের নিচের অংশে মিলিত ক্ষেত্রের ক্ষেত্রগুলির বোতামটি ক্লিক করে ম্যাচ ফিল্ডস ডায়লগ বক্সটি আপগ্রেড করতে পারেন, উভয়টি যখন আপনি নিজ নিজ টুলবার বাটনটি ক্লিক করেন তখন প্রদর্শিত হয়।
মেইল মিলিত ডকুমেন্টগুলি দেখছে
আমরা আপনার মার্জড ডকুমেন্টগুলির পূর্বরূপ এবং প্রিন্ট করার আগে, ফরম্যাটিং সম্পর্কে একটি নোট: যখন কোনও ডকুমেন্টে মার্জ ক্ষেত্রগুলি সন্নিবেশ করানো হয়, তখন ওয়ার্ড ডেটা উত্স থেকে ডেটা ফর্ম্যাট করে না।
উত্স স্প্রেডশীট থেকে বিশেষ ফরম্যাটিং প্রয়োগ
যদি আপনি বিশেষ ফরম্যাটিং যেমন তির্যক, গাঢ় বা নিম্নরেখা প্রয়োগ করতে চান, তাহলে আপনাকে Word এ তা অবশ্যই করতে হবে। আপনি যদি ক্ষেত্রের সাথে নথিটি দেখতে পান, তাহলে ক্ষেত্রের উভয় পাশে ডাবল তীরগুলি নির্বাচন করুন যাতে আপনি বিন্যাস প্রয়োগ করতে চান। যদি আপনি নথিতে মার্জকৃত ডেটা দেখতে পান তবে কেবল যে পাঠ্যটি আপনি পরিবর্তন করতে চান তা হাইলাইট করুন।
মনে রাখবেন কোনও পরিবর্তনের ফলে সমস্ত একত্রীকৃত ডকুমেন্টগুলি জুড়ে থাকবে না, কেবলমাত্র একজনেরই নয়।
মার্জড ডকুমেন্টগুলির প্রাকদর্শন
আপনার মার্জড ডকুমেন্টগুলির পূর্বরূপ দেখার জন্য, মেল মার্জ করা টুলবারে মার্জড ডেটা দেখুন বোতামটি ক্লিক করুন। এই বোতাম একটি টগল সুইচ মত কাজ করে, তাই যদি আপনি শুধুমাত্র ক্ষেত্রগুলি দেখতে ফিরে যেতে চান না এবং তাদের ডেটা দেখতে না চান তবে এটি আবার ক্লিক করুন
আপনি মেল মার্জ টুলবার নেভিগেশন নেভিগেশানাল বোতাম ব্যবহার করে মার্জকৃত নথিগুলির মাধ্যমে নেভিগেট করতে পারেন। তারা বাম থেকে ডানে: প্রথম রেকর্ড , পূর্ববর্তী রেকর্ড , রেকর্ডে যান , পরবর্তী রেকর্ড , সর্বশেষ রেকর্ড ।
আপনার নথিগুলিকে একত্রিত করার আগে, আপনাকে তাদের সবগুলি প্রিভিউ দেখতে হবে, বা যতটা সম্ভব আপনি যাচাই করতে পারেন যে সবকিছুই সঠিকভাবে মার্জ করা হয়েছে। মার্জড ডেটার চারপাশে বিরামচিহ্ন এবং ফাঁকাকরণের মতো বিষয়গুলিতে বিশেষ মনোযোগ দিন
আপনার মেল মার্জ ডকুমেন্ট চূড়ান্ত করুন
যখন আপনি আপনার দস্তাবেজ একত্রিত করার জন্য প্রস্তুত হন, তখন আপনার দুটি পছন্দ রয়েছে
মুদ্রণযন্ত্রের সাথে সংযুক্ত হোন
প্রথমে তাদের প্রিন্টারে মার্জ করা হবে। আপনি যদি এই বিকল্পটি নির্বাচন করেন তবে নথিটি কোনও পরিবর্তনের ছাড়াই মুদ্রণে পাঠানো হবে। আপনি প্রিন্টার টুলবার বোতামে মার্জ করার মাধ্যমে প্রিন্টারে মার্জ করতে পারেন।
একটি নতুন নথিতে যোগদান করুন
আপনি যদি কিছু বা সমস্ত নথি ব্যক্তিগতকরণ করতে চান (যদিও, আপনি ব্যক্তিগতকৃত নোটগুলির জন্য ডাটা উত্সের একটি নোট ক্ষেত্র যুক্ত করতে চান), অথবা আপনি মুদ্রণের আগে অন্য কোনও পরিবর্তন করতে পারেন, তবে আপনি তাদের নতুন নথিতে যুক্ত করতে পারেন; যদি আপনি একটি নতুন ডকুমেন্টে একত্রিত হন, মেইল একত্রিত মূল দস্তাবেজ এবং ডেটা উত্স অক্ষত থাকবে, কিন্তু আপনার একত্রীকৃত ডকুমেন্ট সহ একটি দ্বিতীয় ফাইল থাকবে।
এটি করার জন্য, কেবলমাত্র নতুন ডকুমেন্ট টুলবার বোতামে ক্লিক করুন।
যে কোনও পদ্ধতিতে আপনি নির্বাচন করেন, আপনাকে একটি ডায়ালগ বক্সের সাথে উপস্থাপন করা হবে যেখানে আপনি সমস্ত রেকর্ড, বর্তমান রেকর্ড, বা রেকর্ডের একটি বিভাগ মার্জ করার জন্য Word কে বলতে পারেন।
আপনার পছন্দসই পছন্দ পরবর্তী বিকল্প বোতাম ক্লিক করুন এবং তারপর ওকে ক্লিক করুন
আপনি যদি কোনও রেঞ্জ মার্জ করতে চান, তাহলে আপনাকে ওকে ক্লিক করার আগে আপনাকে মার্জটিতে অন্তর্ভুক্ত করতে চান এমন রেকর্ডগুলির জন্য প্রারম্ভিক সংখ্যা এবং চূড়ান্ত নম্বর লিখতে হবে ।
যদি আপনি ডকুমেন্ট মুদ্রণ করতে পছন্দ করেন, ডায়ালগ বাক্সটি আসার পরে, আপনাকে প্রিন্ট ডায়লগ বক্সের সাথে উপস্থাপন করা হবে। আপনি অন্য কোন ডকুমেন্টের জন্য এর সাথে ইন্টারঅ্যাক্ট করতে পারেন।