একটি ডকুমেন্ট তৈরি করতে মেইল মার্জ ব্যবহার করার জন্য একটি দুর্নীতি হল যে আপনি আপনার প্রতিটি নথি পৃথকভাবে তৈরি করা হয় তুলনায় আরো ভুল করার ঝুঁকি চালানো হয়। যদি আপনি মেইল একত্রীকরণের সাথে খুব পরিচিত না হন, তবে বিপদজনক ভুলগুলি তৈরির ঝুঁকি আপনার সমস্ত মুদ্রিত দস্তাবেজগুলিকে স্কেচ করতে পারে যা অনেক বেশি।
এটা বলতে হবে না যে অভিজ্ঞতা মেলের সংযোজকগুলির সাথে তাদের নথিগুলিকেও প্রমাণ করতে হবে না। নিম্নোক্ত আইটেমগুলি শীর্ষ 5 টি মেইল একত্রীকরণের ভুলগুলি যেগুলি আপনি তাদের চূড়ান্ত করার আগে এবং মুদ্রণ করার জন্য তাদের পাঠানোর আগে আপনার ডকুমেন্টগুলি চেক করা উচিত।
1. ব্যাপকতা
আপনি সফল মেইল একত্রীকরণের জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য ঢোকেন কিনা তা যাচাই করা আপনার পক্ষে গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যখন আপনার নথি তৈরি করছেন তখন ক্ষেত্রটিকে উপেক্ষা করা খুবই সহজ। ঠিকানা এবং আরো গুরুত্বপূর্ণভাবে, জিপ কোড বিশেষ মনোযোগ দিন। আপনি নিশ্চিত করতে হবে যে অভিব্যক্তি লাইনগুলি বা অন্য অঞ্চলে যেখানে আপনি উত্তরাধিকার সূত্রে কয়েকটি ক্ষেত্র ঢোকেন তা সবই সঠিকভাবে পূরণ করা হয়েছে।
2. নির্ভুলতা
এই সাধারণ জ্ঞান মত মনে হতে পারে, আপনি সঠিকতা জন্য চেক না করে কারণ আপনি তাদের মেল বিভক্ত কিভাবে অনেক লোক বিস্মিত হবে। আপনার মেল একত্রিতকরণের সঠিকতা নিশ্চিত করতে, আপনাকে সঠিক অবস্থানে সঠিক ক্ষেত্রগুলি সন্নিবেশ করা নিশ্চিত করতে হবে। যদি আপনার অনুরূপ নামের ক্ষেত্রগুলি থাকে, তবে ভুল একটি সন্নিবেশ করা খুবই সহজ। আপনি যদি এই ভুলটি প্রায়শই করছেন তবে আপনি যে ভবিষ্যতে কোনও বিভ্রান্তি দূর করতে আপনার ক্ষেত্রগুলি প্রদান করছেন সেগুলি পুনর্মূল্যায়ন করা একটি ভাল ধারণা।
3. স্পেসিং
মেইল মার্জগুলির সাথে কাজ করার সময় স্পেসিংটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ জিনিস বলে মনে হচ্ছে না, তবে ফাঁকটি গুরুত্বপূর্ণ ফ্যাক্টর পালন করে। কখনও কখনও এটি একটি নথিতে আপনি কতগুলি স্পেস প্রবেশ করেছেন তা বলতে কঠিন। মেইল একত্রীকরণের ক্ষেত্রগুলি ব্যবহার করা আরও কঠিন করে দেয়, বিশেষ করে যখন তারা একসাথে ঘনিষ্ঠ হয়। আপনি এমনকি খুঁজে পেতে পারেন যে আপনি পরিত্যক্ত স্থানগুলি বাদে আছে। আপনার দস্তাবেজটি চেক করা গুরুত্বপূর্ণ যে কিনা আপনার সব ক্ষেত্রের মধ্যে ফাঁকা স্থান আছে কিনা তা নিশ্চিত করতে, চূড়ান্ত পণ্যটি কেবল বেশ কয়েকটি অস্পষ্ট চালানো শব্দগুলির মধ্যে থাকবে।
4. বিরামচিহ্ন
অনুরূপভাবে স্পেসিংয়ের সাথে, অনেক লোক মেল মার্জগুলির সাথে কাজ করার সময় যতিচিহ্নের গুরুত্ব এবং গুরুত্ব উপেক্ষা করে স্পেসিংয়ের কারণে মেইল মার্জ ক্ষেত্রগুলির সাথে কাজ করার সময় আপনার যতিচিহ্নটি উপেক্ষা করা সহজ। আপনি লক্ষ্য করবেন যে আপনি প্রায়ই যতিচিহ্নকে ভুল করে ফেলেছেন, এটি সম্পূর্ণভাবে বাদ দেন না বা একটি সারিতে একাধিক মেল একত্রীকরণ ক্ষেত্রগুলিতে ডবল বিভাজক যোগ করুন।
5. ফরম্যাটিং
আপনার পাঠ্যের বিন্যাসটি মূল ভুলগুলির একটি কারণ যা "মেইল একত্রীকরণ কাজ করা" Google অনুসন্ধানের দিকে পরিচালিত হয় না। আপনার মেইল একত্রিত ক্ষেত্রগুলিতে প্রয়োগ করা ফর্ম্যাটিং সঠিক কিনা তা যাচাই করা আপনার পক্ষে গুরুত্বপূর্ণ। আপনি একটি নবাগত মেইল একত্রীকরণ বা আপনি শত শত মেইল মার্জ করেছেন কিনা, এটি মেল মার্জিকে চূড়ান্ত করার আগে আপনার মেইল একত্রীকরণ ক্ষেত্রগুলিকে এটিলাইজেশন, নিম্নরেখা, এবং সাহসী বিন্যাসকরণ এবং তাদের সংশোধন করার জন্য চেক করা গুরুত্বপূর্ণ।
মোড়ক উম্মচন
এটি কোনো মেইল একত্রিতকরণ প্রক্রিয়ার মধ্যে আপনি পরিচয় করিয়ে দিতে পারে এমন একটি ত্রুটিগুলির একটি সম্পূর্ণ তালিকা দ্বারা নয়, তবে এটি শুরু করার জন্য একটি ভাল জায়গা। এবং এটি ছাড়াও বলা যায় যে আপনি অন্য ত্রুটিগুলির প্রমাণ, যেমন টাইপো এবং ভুল বানানগুলি, যে কোনও ডকুমেন্টে থাকতে পারে। কেউ নিখুঁত; কিছু মানুষ তারা হয় ভান উপর শুধু ভাল!
দ্বারা সম্পাদিত: মার্টিন Hendrikx