কিভাবে নিরাপদে লোকেদের সাথে ফাইল শেয়ার করুন
SharePoint অনলাইন, মাইক্রোসফট দ্বারা হোস্ট করা ক্লাউড-ভিত্তিক পরিষেবা, অফিস 365 পরিকল্পনা অংশ, অথবা এটি SharePoint সার্ভারে অ্যাড-অন হিসেবে প্রাপ্ত করা যেতে পারে। নতুন এবং আপগ্রেড SharePoint অনলাইন পরিষেবায় প্রধান আগ্রহগুলি ইন্টারঅ্যাক্টিভ কথোপকথনগুলিকে অনলাইনের উন্নতির জন্য এবং এটি সহজে এবং আরও বেশি নিরাপদ করতে আপনার ব্রাউজারে ডকুমেন্টগুলি ভাগ করার জন্য।
আপনি যদি ইতিমধ্যে একটি SharePoint অনলাইন ব্যবহারকারী হন, তাহলে আপনি আপগ্রেড সেবাগুলি প্রত্যাশা করতে পারেন। SharePoint অনলাইন এখন মোবাইল ফোনের এবং ট্যাবলেট এবং একটি বিজোড় সামাজিক অভিজ্ঞতা ব্যবহার করে। এছাড়াও Office 365- এর মধ্যে রয়েছে ব্যবসায়ের জন্য OneDrive, ক্লাউডের ডকুমেন্ট স্টোরেজের জন্য OneDrive এর একটি পেশাদারী সংস্করণ যা আপনাকে আপনার কম্পিউটার বা কোম্পানীর সার্ভারে সংরক্ষিত ফাইলগুলির সাথে সিঙ্ক করতে সক্ষম করে।
গ্রুপগুলির অনুমতি এবং ব্যবহারকারীদের সংগঠিত
SharePoint অনলাইনে দস্তাবেজগুলি ভাগ করার জন্য অনুমতিগুলি পছন্দসই ব্যবহারকারীর অ্যাক্সেস অনুযায়ী সর্বোত্তমভাবে করা হয়। SharePoint অনলাইনের অনুমতিগুলির মাত্রাগুলি অন্তর্ভুক্ত করে:
- দর্শক - একটি ব্রাউজারে দস্তাবেজ দেখুন
- সদস্যবৃন্দ - ডকুমেন্ট সম্পাদনা বা অবদান
- মালিকরা - SharePoint অনলাইন সাইটের সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ অনুমতি আছে
দর্শকদের দস্তাবেজগুলি ডাউনলোড করার জন্য, অনুমতিগুলি "পড়া" অ্যাক্সেস অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে।
একটি নির্দিষ্ট ব্যবহারকারী গ্রুপ বা টিম সহযোগিতা প্রতিষ্ঠার জন্য নতুন গ্রুপের নামগুলি তৈরি করা যেতে পারে। "সাইট ডিজাইনার," "লেখক," এবং "গ্রাহকগণ" উদাহরণ।
আপনার সংস্থা বাইরের ডকুমেন্টস ভাগ
বহিরাগত ব্যবহারকারীরা সাধারণত সরবরাহকারী, পরামর্শদাতা, এবং গ্রাহকরা যেগুলি সময়সীমার সাথে দস্তাবেজগুলি ভাগ করতে চান।
SharePoint অনলাইন মালিক যারা পূর্ণ নিয়ন্ত্রণের অনুমতি রয়েছে তারা বাইরের ব্যবহারকারীদের সাথে দস্তাবেজ ভাগ করতে পারে। ডকুমেন্টগুলি ভাগ করার জন্য অনুমতিগুলি আরও ভালভাবে পরিচালনা করার জন্য বাহ্যিক ব্যবহারকারীদের পরিদর্শক বা সদস্য ব্যবহারকারী গোষ্ঠীতে যুক্ত করা যেতে পারে।
- অতিথি লিঙ্ক শেয়ার করুন। SharePoint অনলাইন ডকুমেন্ট লাইব্রেরি থেকে দস্তাবেজগুলি দেখার জন্য একটি গেস্ট লিঙ্ক ইমেলের মাধ্যমে ভাগ করা যায়। দস্তাবেজগুলিকে অন্য যেকোনো ব্যক্তির সাথে ভাগ করে নেওয়া ঝুঁকি হ্রাস করতে, আপনি বাহ্যিক ব্যবহারকারীদের সাইন ইন করার প্রয়োজন হতে পারেন। এই ধাপে আপনাকে অতিথি সংযোগগুলি নিশ্চিত করতে দর্শকদের (অথবা পাঠ্য অ্যাক্সেস সহ অপ্রত্যক্ষ ব্যবহারকারী) অনুমোদন গ্রুপগুলি সেট আপ করতে হবে। বেনামী ব্যবহারকারীদের দ্বারা খোলা
- সদস্যদের সাথে শেয়ার করুন। আপনার বহিরাগত ব্যবহারকারীদের যদি অফিস 365 বা আপনার সাইটের সদস্যতা থাকে, তাহলে আপনি ভাগ করা দস্তাবেজগুলি অ্যাক্সেস করার আগে তাদের সাইন ইন করতে চাইতে পারেন। এই পদক্ষেপটি আপনি তাদের সদস্য অনুমতি গোষ্ঠীতে যোগ করা অনুমান। মাইক্রোসফ্ট অফিস ব্যতীত বাহ্যিক ব্যবহারকারীরা ফাইলটি ডাউনলোড করতে পারেন, যতক্ষণ তারা অ্যাক্সেস পড়তে থাকে।
- ব্যবসার জন্য OneDrive থেকে পাবলিক লিঙ্ক ভাগ করুন আপনার পরিষেবা আপগ্রেড করা হয়েছে যদি OneDrive Office 365 এ রাখা একটি ডকুমেন্ট স্টোরেজ এলাকা। SharePoint অনলাইন ডকুমেন্ট লাইব্রেরি থেকে পৃথক বহিরাগত পাবলিক ব্যবহারকারীদের সাথে ফাইল শেয়ার করার জন্য OneDrive সবচেয়ে ভাল ব্যবহার করা হয়। এক ডাইভিকে জনসাধারণের দেখার জন্য একটি ডকুমেন্টের চূড়ান্ত সংস্করণ হিসাবে চিন্তা করা যেতে পারে-একটি ওয়েবসাইট বা ব্লগের একটি লিঙ্ক হিসাবে পোস্ট করার জন্য, উদাহরণস্বরূপ। আপনার SharePoint অনলাইন ডকুমেন্ট লাইব্রেরিটি উৎস হতে পারে, তাই আপনি OneDrive এর জন্য একটি অনুলিপি তৈরি করুন যা আপনাকে দুটি উপাদানের মধ্যে পার্থক্য করতে সহায়তা করে, যদি আপনি এই পদ্ধতিতে OneDrive ব্যবহার করা চয়ন করেন।
- আপনার সংস্থার মধ্যে দস্তাবেজগুলি ভাগ করা। অভ্যন্তরীণ ব্যবহারকারীরা আপনার প্রতিষ্ঠান বা অন্য বিভাগের মধ্যে লোক। সাধারণত আপনি একটি গ্রুপে কাজ করেন এবং সহযোগীতা করেন কিনা তা নির্ভর করে আপনি বিভিন্নভাবে দস্তাবেজগুলি ভাগ করে নেন বা আপনি অন্য যেকোনো জ্ঞানের বর্তমান নথি বা দস্তাবেজ সংস্করণ দেখতে ইন্ট্রানেটে দস্তাবেজ পোস্ট করেন।
- সদস্যদের সাথে শেয়ার করুন। SharePoint অনলাইনের সাথে Office 365 ব্যবহার করে অফিস ওয়েব অ্যাপস, ব্রাউজার-ভিত্তিক লাইটওয়েট পরিষেবা যা আপনি অনলাইন তৈরি করতে, সম্পাদনা করতে এবং ভাগ করতে ব্যবহার করতে পারেন। মাইক্রোসফ্ট অফিসের ব্যবহারকারীরা তাদের কম্পিউটার থেকে ফাইলগুলি সিলেক্ট করে SharePoint Online এ সঞ্চিত ফাইলের সাথে সদস্যদের সাথে শেয়ার করতে পারেন। এছাড়াও, মাইক্রোসফ্ট অফিসের ব্যবহারকারীরা অফলাইনে কাজ করার জন্য একটি কম্পিউটার বা মোবাইল ডিভাইসে SharePoint Online থেকে ফাইল এবং ফোল্ডারগুলিকে সিঙ্ক করতে পারেন।
- Nonmembers সঙ্গে শেয়ার করুন আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রত্যেকে Office 365- এর সাবস্ক্রিপশন অনুমান করে, অনুমতি গোষ্ঠীর উপর নির্ভর করে নথিগুলি ভাগ করা যায়। উদাহরণস্বরূপ, আপনার সংগঠনের নির্বাহী দলগুলি যেমন nonmembers একটি বিপণন ডকুমেন্ট লাইব্রেরির মূল্যায়ন করা প্রয়োজন যেখানে বাজার বুদ্ধি বা গ্রাহক অভিজ্ঞতা ক্ষেত্রের মধ্যে বন্দী হয়।
- OneDrive থেকে ভাগ করুন আপনি OneDrive থেকে অভ্যন্তরীণ ব্যবহারকারীদের সাথে ফাইল ভাগ করতে পারেন। আপনি একটি ডকুমেন্টগুলি একটি SharePoint অনলাইন ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে সরানোর আগে একটি স্ট্রাইজিং এলাকা হিসেবে OneDrive ব্যবহার করতে পারেন।