আপনি ফাইল খুঁজছেন যখন একটি সামান্য প্রতিষ্ঠান একটি দীর্ঘ উপায় যায়
আপনার মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড ফাইলগুলির তুলনায় আপনি তাদের কাজ করার চেয়ে আরো সময় ব্যয় করেন, তাহলে ওয়ার্ড এবং আপনার কম্পিউটার অফারের কিছু সাংগঠনিক বৈশিষ্ট্য উপভোগ করার সময়।
সমস্ত শব্দ ফাইল থাম্বনেল সঙ্গে সংরক্ষণ করুন
একটি প্রিভিউ ইমেজ বা থাম্বনেইল দিয়ে প্রতিটি ওয়ার্ড ফাইল সংরক্ষণ করা তাদের খোলার ছাড়াই সনাক্ত করা সহজ করে তোলে। আপনি কয়েকটি ধাপ অনুসরণ করে একটি পূর্বরূপ বা থাম্বনেল চিত্র সহ সমস্ত Word নথিতে সংরক্ষণ করতে পারেন:
- ওপেন মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড
- মেনু বারে ফাইল এ ক্লিক করুন।
- ড্রপ ডাউন মেনু নীচে নীচে বৈশিষ্ট্যাবলী নির্বাচন করুন।
- সারসংক্ষেপ ট্যাব ক্লিক করুন
- এই ডকুমেন্টের সাথে পূর্বরূপ ছবিটি সংরক্ষণ করুন বা সমস্ত ওয়ার্ড ডকুমেন্টস (আপনার ওয়ার্ডের সংস্করণের উপর ভিত্তি করে) জন্য থাম্বনেল সংরক্ষণ করুন পরবর্তী একটি চেক চিহ্ন রাখুন।
- ওকে ক্লিক করুন
Word নথির বৈশিষ্ট্যাবলী আপডেট করুন
যদি আপনি 'ওয়ার্ড ডকুমেন্টগুলির বিশাল পরিমাণে অনুরূপ নাম এবং অবস্থানের সাথে কাজ করেন তবে আপনি স্পষ্টভাবে ওয়ার্ডের নথির বৈশিষ্ট্যাবলী বৈশিষ্ট্যগুলির সুবিধা নিতে চান। ফাইল > বৈশিষ্ট্যাবলী > সারাংশে ফিরে যান এবং মন্তব্য, কীওয়ার্ড, বিভাগ, শিরোনাম বা বিষয় তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন-এমন কিছু যা আপনাকে ফাইলগুলি পার্থক্য করতে সাহায্য করবে। এটি একটি অনুসন্ধান করতে সময় আসে, শব্দ আপনি প্রয়োজন ঠিক কি পেতে পারেন।
আপনার কম্পিউটারে ফোল্ডার তৈরি করুন এবং তাদের ব্যবহার করুন
আপনার সমস্ত Word নথিতে এগিয়ে যাওয়ার জন্য একটি ফোল্ডার সেট করুন এবং এটি এমন কিছু নাম লিখুন যা আপনি ভুলে যাবেন না- "মাইওয়ার্ডডক্স"। আপনার কাছে অর্থ প্রদান করে এবং তাদের ব্যবহার করে এমন নামগুলি সহ ফোল্ডারগুলি দিয়ে এটি অঙ্কন করুন। যদি আপনি সাপ্তাহিক বৈঠকের নোট তৈরির জন্য দায়ী থাকেন, উদাহরণস্বরূপ, সেই নোটগুলির জন্য একটি ফোল্ডার তৈরি করুন এবং মাস বা বছরের জন্য অতিরিক্ত ফোল্ডার অন্তর্ভুক্ত করুন।
যদি আপনার ওয়ার্ড ডকুমেন্টগুলি আপনার কম্পিউটারে ছড়িয়ে ছিটিয়ে থাকে এবং তাদের খোলা রাখার জন্য সময় না থাকে এবং তারা কি তত্ত্বাবধায়ক থাকে বা না করে, তবে প্রতিটি পুরানো দস্তাবেজগুলি থেকে প্রতিটি ফোল্ডারের জন্য একটি ফোল্ডার তৈরি করুন এবং সমস্ত 2010 নথিতে ড্রপ করুন এক ফোল্ডার, ২011 সালে আরেকটি এবং তাই যতক্ষণ না আপনি তাদের পুনরাবৃত্তি করার সময় আছে।
একটি আনুষ্ঠানিক ফাইল নেমিং সিস্টেম ব্যবহার করুন
একটি নামকরণ পদ্ধতি স্থাপন করা সম্ভবত আপনি আপনার প্রয়োজন ফাইল খুঁজে পেতে সময় যখন সাহায্য করতে পারেন সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ জিনিস। আপনার ফাইলগুলি নাম করার কোনও সঠিক উপায় নেই, কিন্তু একটি নামকরণ পদ্ধতি বেছে নেওয়া এবং এটি ব্যবহার করে ধারাবাহিকভাবে ব্যবহার করা যথোপযুক্ত। পরামর্শগুলি হল:
- দস্তাবেজের ধরণ অন্তর্ভুক্ত করুন, যাতে আপনি এক নজরে বলতে পারেন যে "চুক্তি," "লিজ" বা "নিউজলেটার" রয়েছে এমন কোনও ফাইলের নামটি আপনি যে চিঠিটি খুঁজছেন তা নয়।
- ক্লায়েন্টের নামের সাথে নামটি শুরু করুন (অথবা নথি যদি অক্ষর থাকে তবে গ্রহীতার শেষ নাম)।
- ফাইলের নামতে তারিখ অন্তর্ভুক্ত করুন।
আপনার সময় নিন
যদি আপনার কম্পিউটার ইতিমধ্যে ফাইলগুলির সাথে ভ্রমন করা হয়, তাহলে একবারে আপনার সাংগঠনিক সমস্যার মোকাবেলা করার চেষ্টা করবেন না। কাজটি নিয়ন্ত্রণযোগ্য টুকরো টুকরো করে ফেলুন এবং প্রতিদিন 15 মিনিট কাজ করুন। আপনি আপনার কম্পিউটারে ভ্রান্ত শব্দ ফাইলগুলি ঘুরিয়ে হিসাবে, আপনার তৈরি করা একটি ফোল্ডারে রাখুন, একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করুন, অথবা তাদের আর প্রয়োজন হলে তাদের মুছে দিন যদি আপনি আপনার মন তৈরি করতে না পারেন, তাহলে HoldUntilDate- এর একটি ফোল্ডারে রাখুন এবং ভবিষ্যতে যথেষ্ট পরিমাণে একটি তারিখ চয়ন করুন, যদি আপনি তারপরে ফোল্ডারটি খুলতে না পারেন তবে আপনি এটি মুছে ফেলতে আরাম বোধ করবেন। আপনি যে কোনও ধরণের ফোল্ডার তৈরি করেন, সেগুলিকে আপনার এক বড় ওয়ার্ড ফোল্ডারে রাখুন, যাতে আপনারা কোথায় তা দেখতে পাবেন