আপনি যদি বেশিরভাগ ব্যবহারকারীর মতো হন, আপনি সম্ভবত আপনার ডকুমেন্টগুলি নামার সময় কীভাবে তাদের সংরক্ষণ করবেন সে বিষয়ে খুব বেশি সময় ব্যয় করবেন না। দুর্ভাগ্যবশত, এটি অনুসন্ধানের কোনও অনুসন্ধান ছাড়াই ফাইলটি খুঁজে পাওয়া কঠিন করে তুলতে পারে - আপনি যেটি চান সেটি খুঁজতে আপনার কাছে বিভিন্ন ফাইলও খুলতে হতে পারে।
আপনার নথি জন্য একটি নামকরণ পদ্ধতি উন্নয়নশীল এবং এটি ব্যবহার করার অভ্যাস মধ্যে পেতে আপনি সময় এবং হতাশা সংরক্ষণ করতে হবে যখন এটি প্রয়োজন নথি সনাক্ত করার সময় আসে। অস্পষ্ট ফাইলের নাম দিয়ে অগণিত দস্তাবেজগুলি অনুসন্ধানের পরিবর্তে, একটি নামকরণ পদ্ধতি আপনাকে আপনার অনুসন্ধানকে গতিশীল করতে সাহায্য করবে।
ডান নামকরণ সিস্টেম
আপনার ফাইলগুলির নামে কোন একক সঠিক উপায় নেই এবং নামকরণ পদ্ধতি ব্যবহারকারী থেকে ব্যবহারকারীর মধ্যে আলাদা হবে। গুরুত্বপূর্ণ যা পদ্ধতি আপনার কাছে অনুধাবন করে তা খুঁজে পাচ্ছে এবং তারপর এটি ক্রমাগতভাবে প্রয়োগ করা হচ্ছে। আপনি শুরু করতে এখানে কিছু টিপস আছে:
- ডকুমেন্টটি আপনার ফাইলের নামের মধ্যে তৈরি করা তারিখ অন্তর্ভুক্ত করুন: এটি সম্ভাব্য ফাইলের নাম অন্তর্ভুক্ত করার জন্য সবচেয়ে সহায়ক উপাদানের মধ্যে একটি, বিশেষ করে যখন আপনি যোগাযোগের সাথে আচরণ করছেন। এমনকি যদি আপনি কোনও ডকুমেন্ট তৈরি করেন তা ঠিক মনে না করে থাকেন তবে আপনি সম্ভবত আপনার নির্দিষ্ট সময়ের জন্য আপনার অনুসন্ধানটি সঙ্কুচিত করতে পারবেন।
- আপনার ফাইলের নামের মধ্যে প্রাপকের নাম অন্তর্ভুক্ত করুন: চিঠি দিয়ে কাজ করার সময় এটি একটি বিশেষ মূল্যবান প্রথা, কিন্তু এটি অন্য ধরনের নথি যেমন, চুক্তি, মেমো এবং এমনকি নোটগুলির জন্য একটি সহজ উপাদান হতে পারে।
- ফাইলটি কি ধরনের ডকুমেন্ট নির্দেশ করে: আবার, এটি কিছু ব্যবহারকারীদের জন্য দেওয়া মত মনে হবে, এবং এটি একটি ফাইলের নামটির একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ কারণ। আপনি যদি লিখিত চিঠিটি খুঁজছেন, তবে আপনি নামের একটি "চুক্তি" বা "নোট" ফাইলটি বাদ দিতে পারেন।
- আপনি ফাইলের নামের উপাদানগুলি কীভাবে অর্ডার করবেন তা মনোযোগ দিন: যদিও এটি আপনার ফাইলগুলিকে আলাদা করতে সহায়তা করে না, যখন আপনি অনুসন্ধান করছেন তখন এটি আপনাকে অর্ডার করতে সাহায্য করবে শব্দ , বা উইন্ডো এক্সপ্লোরারের খোলা ডায়ালগ বাক্সে সাজানো নিয়ন্ত্রণগুলি ব্যবহার করে, আপনি আপনার ফাইলগুলি বর্ণানুক্রমে (বা সংখ্যাসূচকভাবে) সাজান যাতে তারা ফাইলের নামের প্রথম অক্ষর অনুসারে সাজানো থাকে।
এটি ফাইলগুলির নামকরণের উপর টিপসগুলির একটি সম্পূর্ণ তালিকা নয়, তবে এটি শুরু করার জন্য একটি ভাল জায়গা। একবার আপনি আপনার ফাইলগুলিকে সুসঙ্গতভাবে নামকরণের অনুশীলন শুরু করার পরে, আপনি এমন একটি সিস্টেম তৈরি করবেন যা আপনার জন্য সর্বোত্তম কাজ করে- এবং সম্ভবত আপনার নিজের কিছু কৌশল নিয়ে আসে।