পেশাদারদের জন্য ইমেইল নিয়ম

আপনি জানেন না Netiquette

প্রত্যেকেরই কমপক্ষে কিছু ব্যবসা যোগাযোগের জন্য ইমেল প্রতি মাসে ব্যবহার করে থাকে, তবে আমাদের কেউ কেউ আমাদের পেশাদার কাজ করার জন্য একটি দৈনিক সরঞ্জাম হিসাবে ইমেল ব্যবহার করবে। আমরা গ্রাহকদের সাথে, গ্রাহকদের, ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তাদের এবং সম্ভাব্য নতুন নিয়োগ বা সম্ভাব্য নতুন নিয়োগকর্তাদের সাথে যোগাযোগ করার জন্য ইমেল ব্যবহার করব। এবং হ্যাঁ, এই মানুষ আমাদের একটি পরিষ্কার এবং পেশাদারী লিখিত বার্তা নৈপুণ্য আমাদের ক্ষমতা দ্বারা আমাদের বিচার করবে।

ইমেইল মার্কেটিং, বা 'নেটিকেট', ওয়ার্ল্ড ওয়াইড ওয়েব এর ২7 বছরের জন্য প্রায় হয়েছে। Netiquette আপনার ইমেলের প্রতি শ্রদ্ধা ও যোগ্যতা প্রদর্শন করতে কিভাবে ব্যাপকভাবে গৃহীত নির্দেশিকাগুলির একটি সেট। দুঃখজনকভাবে, এমন ব্যক্তিরা আছেন যারা ব্যবসার সেটিংসগুলির জন্য ইমেল নেটিলাক্ট শিখতে কখনও সময় নেননি। এমনকি খারাপ: টেক্সট messaging এর আলগা এবং অনানুষ্ঠানিক শৈলী সঙ্গে ইমেইল netiquette বিভ্রান্ত যারা মানুষ আছে।

একটি খারাপভাবে সাজানো ইমেইল একটি গ্রাহক বা একটি উচ্চতর বা একটি সম্ভাব্য নিয়োগকর্তার সঙ্গে আপনার বিশ্বাসযোগ্যতা নষ্ট করা যাক না। এখানে আপনার ইমেইল সেবা প্রদান করা হবে যা আপনাকে ভাল পরিবেশন করবে এবং কর্মক্ষেত্রে আপনাকে বিব্রতকর অবস্থায় সংরক্ষণ করবে।

10 এর 10

পাঠানোর পূর্বে আপনি যা শেষ জিনিস হিসাবে ইমেইল ঠিকানা ঢোকান।

এই পাল্টা-স্বজ্ঞাত মনে হয়, কিন্তু এই চমৎকার ফর্ম। আপনি ইমেল শিরোনাম ইমেল ঠিকানা (এস) যোগ করার আগে আপনার লেখা এবং প্রুফরিডিং এর শেষ পর্যন্ত অপেক্ষা করুন। এই টেকনিকটি আপনাকে আপনার সামগ্রী এবং প্রুফরিডিং শেষ করার আগেই খুব শীঘ্রই বার্তাটি পাঠানোর জন্য আপনাকে বিব্রত করবে।

এটি একটি দীর্ঘ ইমেলের জন্য বিশেষভাবে সমালোচনামূলক যা সংবেদনশীল সামগ্রী রয়েছে, যেমন একটি চাকরি অ্যাপ্লিকেশন জমা দেওয়া, গ্রাহকের প্রশ্নে প্রতিক্রিয়া বা আপনার টিমের কাছে খারাপ সংবাদগুলির সাথে যোগাযোগ করা। এই ক্ষেত্রে, ইমেল ঠিকানাটি deferring যখন আপনি আপনার ইমেল সংগ্রহ করে কিছুক্ষণের জন্য আপনার মতামত সংগ্রহ এবং আপনার শব্দগুলি আপনার মনে পড়ান।

আপনি যদি কোনও ইমেলের উত্তর দিচ্ছেন, এবং আপনি সামগ্রীটিকে সংবেদনশীলতা বিবেচনা করেন, তাহলে পাঠানোর জন্য প্রস্তুত না হওয়া পর্যন্ত শুধুমাত্র প্রাপকের ইমেইল ঠিকানাটি অস্থায়ীভাবে মুছে দিন এবং তারপর ঠিকানাটি আবার যুক্ত করুন। আপনি বিকল্পভাবে প্রাপকের ইমেল ঠিকানাটি একটি নোটপ্যাড ফাইল বা ওয়ান-নোট পেজে কাটা এবং আটকান, ইমেলটি লিখতে পারেন, এবং তারপরে ইমেল ঠিকানাটি কাটা এবং আটকান।

আমাদের এই বিশ্বাস করুন: লেখার সময় একটি ফাঁকা ইমেল ঠিকানা লাইন আপনি সারগর্মিত শোক এক দিন সংরক্ষণ করবে!

10 এর 02

ট্রিপল চেক করুন যে আপনি সঠিক ব্যক্তির ইমেল করছেন।

এটি একটি বড় কোম্পানী বা সরকারী বিভাগে কাজ করলে এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ। যখন আপনি 'মাইক' বা 'হিদার' অথবা 'মোহাম্মদ' তে একটি সংবেদনশীল ইমেল পাঠাচ্ছেন, তখন আপনার ইমেইল সফ্টওয়্যার ভবিষ্যতে আপনার জন্য সম্পূর্ণ ঠিকানা লিখতে চাইবে। এই ধরনের জনপ্রিয় নামগুলি আপনার কোম্পানীর ঠিকানা বইতে অনেক ফলস্বরূপ থাকবে, এবং আপনি আপনার ভাইস প্রেসিডেন্টকে বিক্রির পরে গুরুতর অভিযোগ পাঠাতে পারেন বা অ্যাকাউন্টিংয়ে লোকেদের একটি গোপনীয় উত্তর দিতে পারেন।

উপরের # 1 নেটোকেট শাসনের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ, আপনি শেষ পর্যন্ত ঠিকানাটি ছেড়ে চলে গেছেন, তাই প্রাপকের ইমেইল ঠিকানাটি ট্রিপল-চেকটি পাঠানোর আগে আপনার শেষ ধাপ হিসাবে সহজেই যেতে হবে!

10 এর 03

'সমস্ত উত্তর দিন' এড়িয়ে চলুন, বিশেষ করে একটি বড় কোম্পানির মধ্যে।

যখন আপনি কয়েক ডজন লোকের কাছে পাঠানো একটি সম্প্রচার গ্রহণ করেন, তখন প্রেরকের কাছে কেবল উত্তর দিতে বিজ্ঞ এটি বিশেষত সত্য যদি এটি একটি বৃহৎ ডিস্ট্রিবিউশন তালিকার সাথে সম্প্রচারিত হয়।

উদাহরণস্বরূপ: সাধারণ লেনদেনের পার্কিং সম্পর্কে জেনারেল ম্যানেজারের পুরো সংস্থাগুলি, এবং তিনি মানুষকে সংখ্যাযুক্ত এবং নির্ধারিত স্টলগুলি সম্মান করেন যেগুলি কর্মচারীদের জন্য অর্থ প্রদান করে। যদি আপনি 'সবাইকে উত্তর দিতে' ক্লিক করেন এবং অভিযোগ করেন যে অন্যান্য কর্মচারী আপনার ব্যক্তিগত গাড়িতে আগ্রাসন করে এবং আপনার আঁচড় দিয়ে শুরু করে, তাহলে আপনি কোম্পানির শ্মাক হয়ে উঠতে আপনার কর্মজীবনকে ক্ষতিগ্রস্ত করতে পারেন।

কেউ এমন বার্তা গ্রহণ করতে চায় না যা তাদের কাছে প্রযোজ্য নয় । এমনকি আরও বেশি কিছু, কোনও গ্রুপে অভিযোগ করা বা একটি ব্রডকাস্ট ফরম্যাটে সম্প্রচারিত আপনার ব্যক্তিগত অভিযোগের বিষয়ে শ্রবণের প্রশংসা করে।

এই ভুলটি এড়িয়ে চলুন এবং আপনার ডিফল্ট ক্রিয়া হিসাবে প্রেরকের ব্যক্তিগত উত্তরটি ব্যবহার করুন। নিঃসন্দেহে নিচের নিয়ম # 9 দেখুন, খুব।

10 এর 04

কৌতুক প্রকাশের পরিবর্তে পেশাদার অভিবাদন ব্যবহার করুন।

একটি পেশাদার ইমেল শুরু করার সর্বোত্তম উপায়টি নিম্নরূপ:

1. শুভ বিকেল, মিসেস চন্দ্র
2. হ্যালো, প্রকল্প দল এবং স্বেচ্ছাসেবকদের।
3. হাই, জেনিফার
4. শুভ সকাল, প্যাট্রিক

কোনো পরিস্থিতিতে, একটি পেশাদার ইমেইল শুরু করতে নিম্নলিখিত ব্যবহার করবেন না:

1. হেই,
2. সুপার, দল!
3. হাই, জেন
4. মর্নিন, প্যাট

'হেই', 'ইয়্যু', 'সুপার' মত কৌতুকপূর্ণ এক্সপ্রেশন আপনার কাছে বন্ধুত্বপূর্ণ এবং উষ্ণ মনে হতে পারে, তবে তারা আসলে আপনার ব্যবসার সেটিংসে আপনার বিশ্বাসযোগ্যতা ক্ষয় করে। যখন আপনি অন্য ব্যক্তির সাথে বিশ্বস্ত প্রতিভা নিয়ে একবার কথোপকথনে এই কথোপকথনগুলি ব্যবহার করতে পারেন, এটি একটি ব্যবসায়িক ইমেলে এই শব্দগুলি ব্যবহার করার একটি খারাপ ধারণা।

উপরন্তু, বানান শর্টকাটগুলি গ্রহণ করা খারাপ ফর্ম, যেমন 'মর্নিন' কারো নাম (জেনিফার -> জেন) ছোট করার জন্য এটি খুবই খারাপ ফর্ম না যদি না সেই ব্যক্তিকে স্পষ্টভাবে আপনাকে তা করার জন্য বলা হয়।

যেকোনো বুদ্ধিমান ব্যবসায়ের যোগাযোগের মতো, এটি অত্যন্ত আনুষ্ঠানিক হওয়ার পাশাপাশি প্রদর্শন করে যে আপনি শিষ্টাচার এবং সম্মানকে বিশ্বাস করেন তার পক্ষে ত্রুটিযুক্ত।

05 এর 10

প্রতিটি বার্তা সুনিশ্চিত করুন, যেমন আপনার পেশাদারী খ্যাতি এটি উপর নির্ভর করে।

এবং প্রকৃতপক্ষে, আপনার খ্যাতি সহজেই দরিদ্র ব্যাকরণ, খারাপ বানান, এবং অসুস্থ নির্বাচিত শব্দগুলির দ্বারা বিচ্ছিন্ন হয়।

কল্পনা করুন কিভাবে আপনার পেশাদারিত্ব হিট গ্রহণ করবে যদি আপনি ভুলভাবে পাঠান ' আপনি আপনার মেথ , আলা চেক করতে হবে ' যখন আপনি প্রকৃতপক্ষে বলতে চেয়েছিলেন ' আপনি আপনার গণিত, আলমা চেক করতে হবে' । অথবা যদি আপনি বলে থাকেন যে ' আমি আগামীকাল একটি অন্তর্বর্তীকালীন করতে পারি ' যখন আপনি ' আমি একটি সাক্ষাত্কার করতে পারেন আগামীকাল '

আপনি প্রেরণ প্রতিটি ইমেইল সুনিশ্চিত; এটি আপনার পেশাদার খ্যাতি এটি উপর নির্ভর করে যদি এটি করবেন না।

10 থেকে 10

একটি সংক্ষিপ্ত এবং স্পষ্ট বিষয় লাইন আশ্চর্য অর্জন করবে (এবং আপনি পড়া পেতে সাহায্য)।

বিষয় লাইন উভয় যোগাযোগের জন্য একটি শিরোনাম এবং একটি উপায় সারসংক্ষেপ এবং আপনার ইমেল ট্যাগ একটি উপায় যাতে এটি সহজেই পরে পাওয়া যাবে। এটি পরিষ্কারভাবে বিষয়বস্তু এবং কোনও পছন্দসই কর্মের সংক্ষিপ্ত বিবরণ করা উচিত।

উদাহরণস্বরূপ, একটি বিষয় লাইন: 'কফি' খুব স্পষ্ট নয়।

পরিবর্তে, 'স্টাফ কফি পছন্দ চেষ্টা করুন: আপনার প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন হয়'

দ্বিতীয় উদাহরণ হিসাবে, বিষয় লাইন ' আপনার অনুরোধ ' খুব অস্পষ্ট।

পরিবর্তে, একটি পরিষ্কার বিষয় লাইন চেষ্টা করুন: ' পার্কিং জন্য আপনার অনুরোধ: আরো বিস্তারিত প্রয়োজন হয়'

10 এর 07

শুধুমাত্র দুটি ক্লাসিক ফন্ট ব্যবহার করুন: কালো কালি দিয়ে Arial এবং টাইমস রোমান রূপগুলি।

এটি আকর্ষণীয় করার জন্য আপনার ইমেলে আড়ম্বরপূর্ণ ফন্ট মুখ ও রং যোগ করার জন্য প্রলুব্ধ করা যেতে পারে, কিন্তু আপনি কালো 12-pt বা 10-pt Arial বা টাইমস নিউ রোমান ব্যবহার করে ভাল আছেন। তমোমা বা ক্যালিব্রি মত অনুরূপ বৈচিত্র চমৎকার, খুব। এবং যদি আপনি একটি নির্দিষ্ট শব্দ বা বুলেট মনোযোগ অঙ্কন করা হয়, তারপর লাল কালি বা গাঢ় হরফ সংশোধন মধ্যে খুব সহায়ক হতে পারে।

সমস্যা হল যখন আপনার ইমেলগুলি অসম্পূর্ণ এবং অস্পষ্ট হয়ে উঠতে শুরু করে বা আপনার অংশে বিভ্রান্তিকর মনোভাব প্রকাশ করতে শুরু করে। ব্যবসার জগতে, মানুষ বিশ্বাসযোগ্য এবং স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত যোগাযোগ না, আলংকারিক এবং বিক্ষেপী নয়।

10 এর 10

সব উপায়ে তিক্ত এবং নেতিবাচক / snooty টোন, এড়িয়ে চলুন।

ইমেল সর্বদা কণ্ঠ্য রূপান্তর এবং শরীরের ভাষা বহন করতে ব্যর্থ। আপনি কি মনে করেন যে সরাসরি এবং সহজবোধ্য আসলে আসলেই কঠোর পরিশ্রমের সম্মুখীন হতে পারে এবং এটি একবার আপনার ইমেলের মধ্যে রাখা হয়। 'দয়া করে' এবং 'ধন্যবাদ' শব্দগুলি ব্যবহার না করলে নেতিবাচক আন্ডাররিকিটগুলি দেখা দেবে। এবং আপনি মজার এবং আলো মনে কি আসলে condescending এবং অভদ্র হিসাবে প্রেরণ করতে পারে।

ইমেলে একটি শ্রদ্ধেয় স্বন এবং স্বতন্ত্র আচরণ প্রদান অনুশীলন এবং অনেক অভিজ্ঞতা লাগে। এটি আপনার নিজের কাছে জোরালোভাবে ইমেলটি পড়তে সাহায্য করে, অথবা এটি প্রেরণ করার আগেই অন্য কেউ। ইমেল সম্পর্কে যদি কিছু মনে হয় বা কঠোর হয়, তাহলে এটি পুনরায় লেখার জন্য

যদি আপনি এখনও ইমেলের কোন কিছুকে কিভাবে প্রকাশ করতে পারেন সে ব্যাপারে আটকে থাকেন, তবে গুরুত্বপূর্নভাবে ফোনটি বাছুন এবং বার্তাটি কথোপকথন হিসাবে বিতরণ করুন।

মনে রাখবেন: ইমেলটি চিরকালের জন্য, এবং একবার আপনি সেই বার্তাটি পাঠাবেন, আপনি এটি পুনরায় ব্যাক করতে পারবেন না।

10 এর 09

অনুমান করুন যে বিশ্বের আপনার ইমেল পড়তে হবে, তাই অনুযায়ী পরিকল্পনা।

সত্য, ইমেল চিরতরে হয়। এটি কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে শত শত লোকের কাছে পাঠানো যেতে পারে। এটি আইন প্রয়োগকারী এবং ট্যাক্স অডিটর দ্বারা বলা যেতে পারে সেখানে কখনও একটি তদন্ত করা উচিত। এটি এমনকি খবর বা সোশ্যাল মিডিয়াতেও এটি তৈরি করতে পারে।

এটি একটি বিস্তৃত এবং ভয়ঙ্কর দায়িত্ব, কিন্তু এটি এক যে আমরা সব কাঁধে: আপনি কি একটি ইমেল লিখুন সহজে পাবলিক জ্ঞান হতে পারে। আপনার শব্দগুলি সাবধানে চয়ন করুন, এবং যদি আপনি মনে করেন যে এটি কোনও সম্ভাবনা আছে যে এটি আপনাকে আবার ডালপালা করতে পারে, তবে গুরুত্ব সহকারে বার্তাটি সব সময়ে না পাঠানো বিবেচনা করুন।

10 এর 10

সর্বদা একটি ছোট ক্লাসিক 'আপনাকে ধন্যবাদ' এবং একটি স্বাক্ষর ব্লক সঙ্গে শেষ।

'ধন্যবাদ' এবং 'দয়া করে' মত নৈশভোজী শক্তিগুলি অসম্মানজনক। এছাড়াও, আপনার পেশাগত স্বাক্ষর ব্লকটি অন্তর্ভুক্ত করার জন্য অতিরিক্ত কয়েক সেকেন্ডে আপনার attentiveness সম্পর্কে বিস্তারিত বিবরণের কথা বলে এবং আপনি আপনার নাম এবং যোগাযোগের তথ্য মুদ্রা দ্বারা আপনার যোগাযোগের মালিকানা নিয়ে থাকেন।

হ্যালো, শৈলেন

TGI খেলাধূলারগুলিতে আমাদের সূচিকর্ম সেবাগুলিতে আপনার তদন্তের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আপনার দলের জন্য আমাদের স্পোর্টস জ্যাকেট বিকল্পগুলির বিষয়ে আপনাকে আরও বলার জন্য ফোনটিতে আপনার সাথে কথা বলতে খুব খুশি হবে। আমরা এই সপ্তাহে পরে আপনি আমাদের শোরুমে যেতে পারে, এবং আমি ব্যক্তিগতভাবে আপনাকে আমাদের নমুনা দেখাতে পারে।

আমি কোন নম্বর আপনাকে কল করতে পারি? আমি আজ বিকেলে 1:00 PM পরে কথা বলার জন্য উপলব্ধ।

ধন্যবাদ,

পল জাইলস
ক্লায়েন্ট সার্ভিসেসের পরিচালক
TGI, ইনকর্পোরেটেড
587 337 ২088 | pgiles@tgionline.com
"আপনার ব্র্যান্ডিং আমাদের ফোকাস"