আপনার হোম অফিস সংগঠিত করার সময় যখন কাগজ নথি অঙ্কন করা একটি বিশাল সাহায্য হতে পারে অনেক ভাল কারণ আছে (বা, যে বিষয়টি, আপনার বাড়ি)। প্রথমত, আপনি অনেক অতিরিক্ত কাগজ থেকে পরিত্রাণ পেতে পারেন যা ড্রয়ার এবং ফাইলগুলির মধ্যে ক্রমশ হয়ে যায়, বা মূল্যবান ডেস্ক স্থান গ্রহণ করে।
ডিজিটাল ফাইলগুলি (এমনকি পিডিএফগুলি) অপটিক্যাল ক্যারেক্টার শনাক্তকরণ (ওসিআর) সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে সাধারণত অনুসন্ধানকারী ফাইলগুলিতে রূপান্তরিত হতে পারে যা সাধারণত প্রিন্টারের সাথে আসে (এইচপিটি একটি খুব শান্ত ভিডিও আছে যা OCR কীভাবে কাজ করে এবং কীভাবে এটি কাজটি সহজ করে তুলতে সহায়তা করে আপনার জীবন সরল)।
এর মানে হল যে কেবলমাত্র আপনার তথ্য কোনও রুমে না নেয়, এটি কাগজের উপর নির্ভর করে তুলনায় আরো অনেক সহজ। এবং আপনি যেমন আপনার ডিজিটাল ফাইল সংরক্ষণ করতে পারেন - সিডি বা ডিভিডি, একটি ফ্ল্যাশ ড্রাইভে, একটি অনলাইন স্টোরেজ সুবিধা, বা উপরের সব। তাই আপনি নিশ্চিত হতে পারেন যে যখন আপনি কিছু প্রয়োজন, আপনি এটি আপনার হাত পেতে পারেন।
যখন আপনি আপনার হোম ফাইলগুলি ডিজিটাইজ শুরু করেন, এটি একটি সংগঠিত সেট ফাইল তৈরি করার নিখুঁত সময়, যা আপনার জীবনকে সহজ করে তুলবে। আপনার প্রয়োজনীয় কাগজপত্রের বিভাগগুলি সম্পর্কে চিন্তা করুন, এবং প্রতিটিের জন্য একটি ফোল্ডার সেট করুন। এক ফোল্ডারে ক্রেডিট কার্ড রিসিট; গাড়ী বীমা কাগজপত্র অন্য; ফোন বিল, মুদিখানার রসিদ, বাড়ি মেরামত বিল, ইত্যাদি ইত্যাদি সবগুলি পৃথক ফোল্ডার দেওয়া যেতে পারে। এবং প্রতিটি ফোল্ডারের মধ্যে, প্রতি বছর (বা মাস) জন্য সাবফোল্ডার তৈরি করুন। এটি একটি সংগঠিত সিস্টেমের সাথে বন্ধ করার জন্য অনেক সহজ এবং তারপর নতুন ফাইলটি স্ক্রিনে স্ক্যান করার সাথে সাথে প্রতিটি ফাইলের ডানদিকে নতুন কাগজ যুক্ত করুন যতক্ষণ আপনি সিস্টেমটি পুনরায় সাজানোর চেষ্টা করছেন।
নিশ্চিত করুন যে আপনার স্ক্যানার বা মুদ্রক OCR সফটওয়্যারের সাথে এসেছেন (ABBYY FineReader সফ্টওয়্যার প্যাকেজটি অনেকগুলি প্রিন্টার এবং স্ক্যানারের পরীক্ষা দিয়ে আসছে বলে মনে হচ্ছে)। যদি আপনি কোনও খুঁজে না পান, তাহলে প্যানিক না। আপনার কম্পিউটারে ইতিমধ্যে ইনস্টল করা কিছু ভাল OCR সফ্টওয়্যার আছে এমন একটি ভাল সুযোগ আছে, যতদিন আপনি উইন্ডোজ ব্যবহার করছেন কুল OCR সফ্টওয়্যার আপনি ইতিমধ্যেই সম্পাদনাযোগ্য সম্পাদনা তৈরি করার জন্য আপনার স্ক্যানার সহ সনাক্তকরণ এবং সেই সফ্টওয়্যার ব্যবহার করার প্রক্রিয়াটি পরিচালনা করবেন।
অবশ্যই, এটি আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় তুলে ধরে: আপনি যদি এই কাজটি করতে যাচ্ছেন তবে আপনার অবশ্যই কমপক্ষে একটি ডকুমেন্ট স্ক্যানার থাকতে হবে। এটি ব্যয়বহুল হতে হবে না, বা অভিনব। যদি আপনার কাছে না থাকে তবে এখন একটি ভাল সময় দেখার জন্য; কিছু সেরা ক্রয় জন্য ছবি স্ক্যানার এবং নথি স্ক্যানার এই পর্যালোচনা দিয়ে শুরু যদি আপনি একটি পৃথক স্ক্যানার না চান, একটি সস্তা সমস্ত ইন এক প্রিন্টার পুরোপুরি ভাল কাজ করবেন।
তাই এখানে কঠিন অংশ। সিস্টেম সেট আপ পেতে খুব চতুর হয় না; এমনকি আপনার কাগজপত্র স্ক্যান করা খুব কঠিন হবে না। আপনি নতুন রিসিট বা কাগজপত্র পেতে প্রতিটি সময় এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে করা নিশ্চিত করা হয় কি। অন্যথায়, কাগজপত্র পুনরায় পিলার শুরু হবে, এবং আপনি মনে করেন যে আপনি আপনার সময় নষ্ট হয়ে গেছে। সুতরাং এটি সঙ্গে লাঠি!