একটি স্প্রেডশীটে ডেটা ছাঁটাইয়ের অর্থ হল শর্তগুলি সেট করা যাতে শুধুমাত্র নির্দিষ্ট ডেটা প্রদর্শিত হয়। এটি একটি বড় ডেটাসেট বা তথ্য টেবিলের মধ্যে নির্দিষ্ট তথ্য ফোকাস করা সহজ করার জন্য এটি করা হয়। ফিল্টারিং তথ্য অপসারণ বা সংশোধন করে না; এটি সক্রিয় এক্সেল ওয়ার্কশীটগুলিতে যে সারি বা কলামগুলি উপস্থিত হয় তা পরিবর্তন করে।
ডাটা রেকর্ডস ফিল্টারিং
ফিল্টারগুলি কার্যপত্রের মধ্যে ডেটাগুলির রেকর্ড বা সারিগুলির সাথে কাজ করে। রেকর্ডের এক বা একাধিক ক্ষেত্রের সাথে সেট করা শর্তগুলি তুলনা করা হয়। শর্ত পূরণ করা হয়, রেকর্ড প্রদর্শিত হয়। শর্ত পূরণ না হলে, রেকর্ডটি ফিল্টার করা হয় যাতে এটি ডেটা রেকর্ডের বাকি অংশের সাথে প্রদর্শিত হয় না
ডাটা ফিল্টারিং দুটি ভিন্ন পন্থা অনুসরণ করে ডাটা ফিল্টার-সংখ্যাসূচক বা পাঠ্য ডাটাগুলির উপর নির্ভর করে।
সংখ্যাসূচক তথ্য ফিল্টারিং
সংখ্যাসূচক তথ্যগুলি এর উপর ভিত্তি করে ফিল্টার করা যায়:
- কিনা তথ্য একটি নির্দিষ্ট সংখ্যা সমান
- তথ্য একটি নির্দিষ্ট সংখ্যা থেকে বেশি বা কম কিনা
- তথ্য সম্পূর্ণ হিসাবে তথ্য গড় মান উপরে বা নীচে হয়
পাঠ্য ডাটা ফিল্টারিং
টেক্সট ডেটা উপর ভিত্তি করে ফিল্টার করা যাবে:
- তথ্য একটি নির্দিষ্ট শব্দ মেলে কিনা
- তথ্য এক বা একাধিক অক্ষর ধারণকারী একটি শব্দ কিনা
- যে তথ্যটি একটি শব্দ যা শুরু বা শেষ হয় একটি বর্ণমালার নির্দিষ্ট অক্ষর দিয়ে
ফিল্টার রেকর্ড অনুলিপি
অস্থায়ীভাবে রেকর্ড লুকানো ছাড়াও, এক্সেল আপনাকে পছন্দসই ডেটা কপি করে একটি পৃথক এলাকায় কার্যপত্রক কপি করতে দেয়। প্রায়ই এই পদ্ধতিটি করা হয় যখন ফিল্টার তালিকা একটি স্থায়ী কপি ব্যবসা প্রয়োজন কিছু ধরণের পূরণ করে।
ফিল্টার জন্য সেরা অভ্যাস
পরিশোধিত তথ্য সহ কাজ করার জন্য সর্বোত্তম অনুশীলন নির্দেশিকা অনুসরণ করে নিজেকে কিছু ঝামেলা বাঁচান:
- এটির জন্য কোনও ভাল কারণ না থাকলে, সক্রিয় ফিল্টারগুলির সাথে একটি ভাগ করা স্প্রেডশীটকে শেভ করবেন না। অন্যান্য ব্যবহারকারীরা মনে করেন না যে ফাইল ফিল্টার করা হয়েছে।
- আপনি একযোগে বিভিন্ন কলাম ফিল্টার করতে পারেন, যদিও, এই ফিল্টার যোগব্যায়াম না, একচেটিয়া নয়। অন্য কথায়, ক্যালিফোর্নিয়ার স্টেটে প্রত্যেকে দেখানোর জন্য একটি যোগাযোগ তালিকা ফিল্টার করে এবং যারা 60 বছরের চাইতে বয়সে বয়স্ক, তাদের প্রত্যেকে আপনাকে 60-এর বেশী ক্যালিফোর্নিয়া দেবে। এই ধরনের একটি ফিল্টার আপনাকে 60 বছর বয়সী বা ক্যালফোরিয়ানদের দেখাবে না।
- কমপ্লেক্স টেক্সট ফিল্টারের পাশাপাশি অন্তর্নিহিত তথ্যগুলিও কাজ করবে। "নোডির" ডেটা ফিল্টার করা ফলাফলের দিকে পরিচালিত করবে যা বিভ্রান্তিকর বা ভুল হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, ইলিনয়তে বসবাসকারী লোকেদের জন্য ফিল্টারিং "আইল" বা যারা "ইলিনয়েস" বা "ইলেরোয়েস" তে বাস করে তাদের ধরবে না।
- ফিল্টার করা ডেটা শ্রেণীবিন্যাস করার সময় সতর্কতা অবলম্বন করুন আংশিকভাবে ফিল্টারকৃত ডেটা অনুসারে ডাটা ফাইলের পুনর্গঠন হবে-একটি পরিস্থিতি সাধারণত সেরা এড়িয়ে চলবে। যদি আপনি একটি ফিল্টার করা ডেটাসেট সাজান, ফিল্টার করা ডাটাটি একটি নতুন ওয়ার্কশীটে কপি করে তারপর সেটি সাজান।