বেশিরভাগ কোম্পানি মাইক্রোসফট ওয়ার্ড এবং এক্সেলের সাথে কীভাবে সম্পৃক্ত হতে পারে, কিন্তু মাইক্রোসফট অ্যাক্সেস কী করতে পারে তা বোঝার জন্য এটি খুব কঠিন। উপাত্ত তৈরির ধারণা এবং তাদের বজায় রাখার চেষ্টা করা সম্পদগুলির একটি অপ্রয়োজনীয় ব্যবহার বলে মনে হচ্ছে। যাইহোক, ছোট ব্যবসার জন্য, এই প্রোগ্রামটি বেশ কয়েকটি সুনির্দিষ্ট সুবিধা প্রদান করতে পারে, বিশেষ করে যখন এটি বৃদ্ধির জন্য এবং সংস্থার পরিচালনার জন্য আসে
মাইক্রোসফট অ্যাক্সেস এক্সেল বা ওয়ার্ডের তুলনায় ডেটা এবং প্রজেক্ট ট্র্যাক করার জন্য ছোট কোম্পানিগুলির জন্য অনেক বেশি শক্তিশালী উপায় সরবরাহ করে। অ্যাক্সেস আরো সাধারণভাবে ব্যবহৃত মাইক্রোসফট অ্যাপস তুলনায় আরো সময় নিতে পারে, কিন্তু এটি ট্র্যাকিং প্রকল্প, বাজেট এবং বৃদ্ধি জন্য সর্বাধিক মূল্য যোগ আছে তুলনা এবং বিশ্লেষণের জন্য একটি ছোট ব্যবসা চালানোর জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত ডেটা একক প্রোগ্রামে রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়, এটি অন্য যে কোনও প্রোগ্রামের তুলনায় রিপোর্টগুলি এবং চার্টগুলি চালানো সহজ করে তোলে। মাইক্রোসফট লার্নিং প্রক্রিয়া সহজ করার জন্য অনেক টেমপ্লেট অফার করে এবং ব্যবহারকারীরা টেমপ্লেটগুলি কাস্টমাইজ করতে পারেন যেমনটি তারা করে। মাইক্রোসফট অ্যাক্সেসের মৌলিক বিষয়গুলি বুঝতে ছোট ব্যবসাগুলি তাদের দৈনিক অপারেশনগুলিতে তার পূর্ণ মূল্য দেখতে সহায়তা করতে পারে।
আপনি যদি ইতিমধ্যে একটি স্প্রেডশীট ব্যবহার করছেন, তাহলে এক্সেল স্প্রেডশীট একটি অ্যাক্সেস ডাটাবেস রূপান্তর করা সহজ।
গ্রাহক তথ্য রক্ষণাবেক্ষণ
ডাটাবেস ব্যবসাগুলি প্রতিটি ক্লায়েন্ট বা গ্রাহকের জন্য সমস্ত ঠিকানা, ঠিকানা, অর্ডার তথ্য, ইনভয়েস এবং পেমেন্ট সহ সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য ট্র্যাক করার অনুমতি দেয়। যতক্ষণ ডেটাবেস একটি নেটওয়ার্ক যেখানে সমস্ত কর্মচারীরা এটি অ্যাক্সেস করতে পারেন সংরক্ষণ করা হয়, ব্যবহারকারীরা নিশ্চিত করতে পারেন যে তথ্য বর্তমানের উপর নির্ভর করে। যেহেতু ক্লায়েন্ট তথ্য প্রতিটি ছোট ব্যবসার জন্য গুরুত্বপূর্ণ, ডাটাবেস সুরক্ষিত হতে পারে। ডাটাবেসের ফর্মগুলি যোগ করা ছোট ব্যবসাগুলিকে সহায়তা করে যেগুলি সর্বদা সমস্ত কর্মচারীদের দ্বারা ডেটা প্রবেশ করে।
ব্যবহারকারীরা প্রোগ্রামের সাথে পরিচিত হয়ে গেলে, আরো বিস্তারিত উপাদান যোগ করা যেতে পারে, যেমন ক্লায়েন্ট ঠিকানার ম্যাপিং। এটি কর্মচারীদের নতুন গ্রাহকদের জন্য ঠিকানাগুলি বা ডেলিভারির প্ল্যান রুটগুলি যাচাই করতে দেয়। এটি ব্যবসাগুলিকে চালানো এবং ইমেইল বা নিয়মিত মেল পাঠাতে এবং কখন এবং কিভাবে চালান দেওয়া হয় তা ট্র্যাক করতে সক্ষম হতে পারে। অ্যাক্সেসে গ্রাহক ডেটা আপডেট এবং সংরক্ষণ করা হচ্ছে স্প্রেডশীট বা ওয়ার্ড ডকুমেন্টের তুলনায় আরো নির্ভরযোগ্য, এবং সেই তথ্যটি পরিচালনার স্ট্রিমলাইনগুলি।
আর্থিক তথ্য ট্র্যাকিং
অনেক ব্যবসা সফটওয়্যার বিশেষ করে ট্র্যাকিং আর্থিক জন্য ক্রয়, কিন্তু একটি ছোট ব্যবসার জন্য যা শুধুমাত্র অপ্রয়োজনীয় নয়, এটি অতিরিক্ত কাজ তৈরি করতে থাকে চালানো এবং চালানো সক্ষম করার পাশাপাশি, সমস্ত ব্যবসা খরচ এবং লেনদেন একই প্রোগ্রামের মাধ্যমে রেকর্ড করা যাবে। আউটলুক এবং অ্যাক্সেস সহ সম্পূর্ণ মাইক্রোসফ্ট অফিস স্যুট আছে এমন কোম্পানীর জন্য, আউটলুকের পেমেন্ট রিমাইন্ডার ডাটাবেসের সাথে যুক্ত হতে পারে। যখন অনুস্মারক পপ আপ, ব্যবহারকারীরা প্রয়োজনীয় অর্থ প্রদান করতে পারেন, অ্যাক্সেসে তথ্য প্রবেশ করান, তারপর অনুস্মারকটি বন্ধ করুন।
ব্যবসার বাড়ায় হিসাবে আরো উন্নত সফটওয়্যার ক্রয় করার প্রয়োজন হতে পারে, এবং তাদের আর্থিক তথ্য প্রবেশাধিকার সংরক্ষিত হয় যদি তাদের ব্যবসা একটি সুবিধা আছে। অনেক অন্যান্য প্রোগ্রাম অ্যাক্সেস থেকে রপ্তানি করা তথ্য মিটমাট করতে পারে, সময় আসে যখন তথ্য স্থানান্তর করা সহজ করে তোলে।
মার্কেটিং এবং বিক্রয় ব্যবস্থাপনা
অ্যাক্সেস ব্যবহারের সবচেয়ে সামান্য ব্যবহার করা কিন্তু শক্তিশালী উপায়গুলির মধ্যে একটি হলো বিপণন ও বিক্রয়ের তথ্য নিরীক্ষণ করা। বিদ্যমান ক্লায়েন্ট তথ্য ইতিমধ্যে ডাটাবেসের মধ্যে সংরক্ষিত, যারা ইমেইল, flyers, কুপন, এবং নিয়মিত পোস্ট পাঠাতে সহজ হয় যারা বিক্রয় বা বিশেষ অফার আগ্রহী হতে পারে। ছোট ব্যবসার তারপর একটি বিপণন প্রচারাভিযানের অনুসরণ করে তাদের বিদ্যমান ক্লায়েন্টদের কতগুলি প্রতিক্রিয়া ট্র্যাক করতে পারে।
নতুন গ্রাহকদের জন্য, একক অবস্থান থেকে সমগ্র প্রচারগুলি তৈরি এবং নিরীক্ষণ করা যেতে পারে। এটি কর্মীদের জন্য ইতিমধ্যেই সম্পন্ন হয়েছে কিনা তা দেখার জন্য এবং কি করা হবে বা আপগুলি কী কী প্রয়োজন তা কি সহজ করে তোলে।
ট্র্যাকিং উত্পাদন এবং ইনভেন্টরি
ক্লায়েন্ট ট্র্যাকিং অনুরূপ, জায়, সম্পদ, এবং স্টক তথ্য ট্র্যাক করতে সক্ষম কোনো ব্যবসার জন্য গুরুত্বপূর্ণ। প্রবেশাধিকার গুদামে শুল্কের তথ্য প্রবেশ করানো সহজ এবং এটি একটি নির্দিষ্ট পণ্য আরো আদেশ সময় যখন জানতে। এটি নির্মাতাদের জন্য বিশেষ করে সমালোচনার কারণগুলি যা একটি পণ্য, যেমন বিমান অংশ বা সক্রিয় ফার্মাসিউটিকাল উপাদানগুলি সম্পূর্ণ করার জন্য বিভিন্ন বিভিন্ন সংস্থান প্রয়োজন।
এমনকি পরিষেবা শিল্পের তালিকা রাখা আছে, এবং এক জায়গায় যে সব তথ্য থাকার এটি অফিসিয়াল অফিস আপগ্রেড করা প্রয়োজন যখন কোন কর্মচারী যা নিয়োগ করা হয় তা নির্ধারণ করতে এবং দেখতে সহজ করে তোলে। ট্র্যাকিং যানবাহন, মোবাইল ডিভাইস, সিরিয়াল নম্বর, রেজিস্ট্রেশন তথ্য, ব্যবহারকারীর লগ বা হার্ডওয়্যার লাইফ স্প্যানগুলি, ছোট ব্যবসাগুলি তাদের হার্ডওয়্যার আরও সহজে ট্র্যাক করতে পারবে।
হার্ডওয়্যার ছাড়াই, ব্যবসার জন্য সফ্টওয়্যার ট্র্যাক করতে সক্ষম হতে হবে। নিবন্ধন এবং কম্পিউটারের সংখ্যা থেকে সফ্টওয়্যারটি সংস্করণ তথ্য এবং ব্যবহারকারীর ব্যবহার করার অনুমতি দেয়, ব্যবসাররা তাদের বর্তমান কনফিগারেশনের তথ্য দ্রুত এবং যথাযথভাবে ধরে রাখতে সক্ষম। উইন্ডোজ এক্সপির সমর্থনের সাম্প্রতিক সমাপ্তি হল কম্পিউটার এবং ডিভাইসগুলিতে সফ্টওয়্যার এবং অপারেটিং সিস্টেমগুলি কি তা জানতে গুরুত্বপূর্ণ কেন একটি পরিষ্কার অনুস্মারক হিসেবে কাজ করে।
রিপোর্ট এবং বিশ্লেষণ চলমান
সম্ভবত অ্যাক্সেসের সবচেয়ে শক্তিশালী দিক হচ্ছে সমস্ত ডেটা থেকে রিপোর্ট এবং চার্ট তৈরির ব্যবহারকারীর দক্ষতা। বিভিন্ন উপাত্তগুলিতে সংরক্ষিত সবগুলি কম্পাইল করতে সক্ষম হওয়াটা কি মাইক্রোসফট ছোট ব্যবসার জন্য একটি পাওয়ারহেস তৈরি করে? একটি ব্যবহারকারী দ্রুত একটি রিপোর্ট প্রকাশ করতে পারে যা বর্তমান মূল্যের বিরুদ্ধে সম্পদগুলির মূল্য নির্ধারণ করে, একটি তালিকা তৈরি করে যা একটি আসন্ন বিপণন প্রচারাভিযানের জন্য কতটা স্টককে দেখায়, প্রশ্নগুলি সম্পর্কে সামান্য অতিরিক্ত জ্ঞান নিয়ে, ছোট ব্যবসাগুলি তথ্যগুলি দেখতে কীভাবে নিয়ন্ত্রণ করতে পারে।
এমনকি আরও গুরুত্বপূর্ণ, মাইক্রোসফট অ্যাক্সেস অন্যান্য মাইক্রোসফ্ট পণ্যগুলিতে আবদ্ধ হতে পারে। ছোট ব্যবসার একটি প্রতিবেদন পর্যালোচনা করতে পারেন, ক্লায়েন্ট তথ্য সন্ধান করুন, এবং ওয়ার্ডে চালান তৈরি করতে পারেন। একটি মেইল মার্জ নিয়মিত পোস্ট অক্ষর তৈরি করতে পারে যখন ব্যবহারকারী একসাথে Outlook এ একটি ইমেল তৈরি করে ডেটা আরও বিস্তারিতভাবে বিশদ বর্ণনার জন্য এক্সেল এ রপ্তানি করা যেতে পারে এবং উপস্থাপনার জন্য পাওয়ারপয়েন্টে পাঠানো যাবে। অন্যান্য সকল মাইক্রোসফ্ট পণ্যগুলির সাথে ইন্টিগ্রেশন সম্ভবত ব্যবসায়িক ব্যবসার সমস্ত তথ্য কেন্দ্রীভূত করার জন্য অ্যাক্সেসের সর্বোত্তম কারণ।