আপনি যদি একটি ইমেলের উত্তর দেন, তাহলে আপনি কি উত্তর দিচ্ছেন তা স্পষ্ট হওয়া উচিত। মূল বার্তাটির পাঠটি সাধারণভাবে একটি উত্তরে উদ্ধৃত করা হয়। তাই অনেক স্পষ্ট, কিন্তু একটি ইমেল পাঠ্য উদ্ধৃত করার সেরা উপায় নয়।
সঠিক জিনিস করার জন্য একটি খুব উপযুক্ত অর্ধ মান আছে এটি আপনাকে এমন ভাবে উদ্ধৃত করে যাতে আপনার উত্তরটি প্রাপককে যেভাবেই প্রতিক্রিয়া জানাতে হয় তা দেখতে দেয়। যদি সব ইমেল ক্লায়েন্ট (বা ইমেইল ব্যবহারকারী) মেনে চলতে থাকে, তবে বার্তাগুলি সবসময় পরিষ্কার এবং সুবিন্যস্ত দেখাচ্ছে, এবং তারা পড়তে সহজ।
প্রস্তাবিত পদ্ধতিতে উদ্ধৃতিটি সঠিক জিনিসটি কাজ করে, তবে উদ্ধৃত পাঠ্যটি ছাঁটাই এবং এটি সুন্দর দেখায় এমন কিছু কাজ। একটি দ্রুত এবং সংক্ষিপ্ত উত্তর জন্য যে সত্যিই প্রয়োজনীয়? এবং যদি আপনি Outlook এর মত একটি ইমেল প্রোগ্রামে সঠিক ইন্ডেন্টেশন ব্যবহার করে উদ্ধৃতি করার চেষ্টা করেন, তাহলে আপনি প্রতিক্রিয়াতে এক ঘন্টা ধরে বসে থাকবেন বা নিখুঁতভাবে ব্যর্থ হবেন (অথবা, সম্ভবতঃ উভয়ই)।
অলস পথ: সহজ, এখনও সঠিক এবং ভাল-খুঁজছি
সৌভাগ্যবশত, কিছু করার জন্য একাধিক উপায় সবসময় আছে। সাধারণত, এই বিকল্পগুলি নিখুঁত নয়, কিন্তু সহজেই একাধিক সঠিক পদ্ধতির তুলনায় অনেক বেশি হতে পারে। এখন, এখানে আরো সুখী কিন্তু এখনও পুরোপুরি পঠিত এবং গ্রহণযোগ্য এবং সামঞ্জস্যপূর্ণ - এবং সঠিক - একটি ইমেল উত্তর করার উপায়।
অলস হচ্ছে একটি ইমেইল উত্তর সঠিকভাবে ফরম্যাট করতে:
- উত্তরের উপরে ডানদিকে আপনার বার্তাটি শুরু করুন।
- মূল বার্তাটি আপনি নিচের উত্তরটি অন্তর্ভুক্ত করুন।
- আপনার স্বাক্ষর উদ্ধৃত টেক্সট উপরে নিশ্চিত করুন।
- উদ্ধৃত উপাদান কোন পরিবর্তন করবেন না।
- আপনি অবশ্যই, অত্যধিক দৈর্ঘ্য এবং (প্রায়ই অপসারণ করা উচিত) ইনলাইন সংযুক্তি কাটাতে পারেন। তাদের সাথে প্রতিস্থাপন করুন "[...]"।
- পুনরাবৃত্তি করুন, সম্ভব হিসাবে কয়েকটি শব্দ হিসাবে, আপনি উত্তর দিতে হয় প্রশ্ন।
- পরিবর্তে একটি "হ্যাঁ।", চেষ্টা "আপনি জিজ্ঞাসা আমরা আপেল চাই কিনা। হ্যাঁ, আমরা না।" বা "আমরা আপেল চাই, হ্যাঁ।"
- উদ্ধৃত পাঠ্যটি ইন্ডেন্ট নয় কিনা নিশ্চিত করুন, না 'অক্ষর' অক্ষর বা উদ্ধৃতি বার ব্যবহার করে না
- যদি আপনি একটি জবাবের জবাবের উত্তর দেন, তাহলে আপনি পুরোনো, এখন থেকে নিঃসৃত বার্তাগুলি সরিয়ে ফেলতে পারেন।
ইমেল ক্লায়েন্ট এবং পরিষেবাগুলি যেমন Gmail যে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণাগার এবং থ্রেড আলোচনাগুলি বুদ্ধিমানভাবে, উত্তরের এই শৈলীটি বিশেষ করে ভাল কাজ করে। যেহেতু সব উদ্ধৃত পাঠ্য এক জায়গায় রয়েছে, এটি সহজেই লুকানো যায় এবং বার্তাটির সুনিশ্চিততা ব্যতিরেকে যখন অন্তর্বর্তী প্রেক্ষাপটে মূল ইমেলের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠিত হয়।
অলস জন্য আপনার ইমেইল প্রোগ্রাম সেট আপ করুন, সঠিক উত্তর
পরে অলস হতে, আপনি প্রথম কিছু সেটআপ কাজ করতে হতে পারে। বেশিরভাগ ইমেল প্রোগ্রাম এবং পরিষেবাগুলি অলস জন্য কনফিগার করা যায় কিন্তু সঠিক উত্তরটি সহজেই দিতে পারে, যদিও:
- ইউডোরা
- হটমেইল
- ম্যাক ওএস এক্স মেইল
- আউটলুক এক্সপ্রেস
- উইন্ডোজ মেল