একটি স্প্রেডশীট এবং ডেটাবেস মধ্যে পার্থক্য নিচে ব্রেকিং
কারণ কোম্পানীর একটি মাইক্রোসফট অ্যাক্সেস ব্যবহার করতে দ্বিধা করা হয় একটি স্প্রেডশীট এবং একটি ডাটাবেস মধ্যে পার্থক্য বোঝার অভাব। এটি অনেক লোককে বিশ্বাস করে যে ট্র্যাক্টিং ক্লায়েন্ট তথ্য, ক্রয় আদেশ এবং একটি স্প্রেডশীটের প্রোজেক্টের বিবরণ তাদের প্রয়োজনগুলির জন্য পর্যাপ্ত। শেষ ফলাফল হল যে কনফিগারেশন নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখা কঠিন, ফাইলগুলি দুর্নীতিতে হারিয়ে গেছে, এবং কর্মীরা দুর্ঘটনাক্রমে প্রাসঙ্গিক তথ্যের উপর ওভাররাইট করে। একটি ডাটাবেসের শক্তি এবং অনেক ব্যবহার সম্পর্কে সামান্য জ্ঞান থাকা সত্ত্বেও, ছোট ব্যবসার জন্য যখন একটি স্প্রেডশীট একটি কাজের জন্য যথেষ্ট এবং যখন একটি ডাটাবেস তৈরি করা প্রয়োজন তখন এটির পক্ষে সহজ।
একটি ডাটাবেস কি একটি মৌলিক বোঝার আছে এটি গুরুত্বপূর্ণ। বেশিরভাগ লোকই আগেই উপাত্তগুলি ব্যবহার করেছেন, পাবলিক লাইব্রেরির মতো, কিন্তু তাদের ব্যবহার করে স্প্রেডশীট এবং ডেটাবেসগুলি কীভাবে ভিন্ন তা স্পষ্ট করে তোলে না। ডাটাবেস শেখার কয়েক মিনিট ব্যয় তুলনায় পরিষ্কার করতে সাহায্য করবে।
ডেটা সংস্থা
সম্ভবত একটি স্প্রেডশীট এবং একটি ডাটাবেসের মধ্যে সবচেয়ে সুস্পষ্ট পার্থক্য হল ডেটা সংগঠিত করা। যদি তথ্য অপেক্ষাকৃত সমতল হয়, তাহলে একটি স্প্রেডশীট নিখুঁত। একটি সমতল টেবিলের সেরা কিনা তা নির্ধারণ করার উপায়, জিজ্ঞাসা করুন কি না সব তথ্য পয়েন্ট সহজে একটি চার্ট বা টেবিলের উপর অঙ্কিত? উদাহরণস্বরূপ, যদি একটি কোম্পানী বছরে বছরে মাসিক উপার্জন ট্র্যাক করতে চায়, একটি স্প্রেডশীট নিখুঁত। স্প্রেডশীটগুলি কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টগুলির অগ্রগতির ম্যাপিং, একই ধরণের ডেটা সমেত পরিচালনা করতে বোঝায়।
তুলনায়, উপাত্তগুলির একটি সম্পর্কীয় তথ্য গঠন আছে। একটি ব্যবহারকারী তথ্য টানা ছিল যদি বিবেচনা করতে অনেক পয়েন্ট হতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি একটি কোম্পানি তার মাসিক আয় ট্র্যাক এবং প্রতিযোগীদের সাথে গত পাঁচ বছরে তুলনা করতে চায়, তবে এই ডাটা পয়েন্টগুলির মধ্যে একটি সম্পর্ক রয়েছে, তবে একক ফোকাস নয়। ফলাফল প্রকাশ করার জন্য একটি টেবিল তৈরি করা কঠিন হবে না, যদি না অসম্ভব। ডেটাবেসগুলি ব্যবহারকারীদের জন্য রিপোর্ট তৈরি এবং চালানোর প্রশ্নগুলি সহজ করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে।
তথ্য জটিলতার
ডাটা স্প্রেডশীট বা ডাটাবেসে রক্ষণাবেক্ষণ করা উচিত কিনা তা তুলনা করা সবচেয়ে সহজ উপায় হল তথ্যটি কতটা জটিল তা দেখানো। এটি একটি ব্যবহারকারী এখনও এখনও নির্দিষ্ট না হলে তথ্য সংগঠিত করা উচিত কিভাবে স্পষ্টতা সাহায্য করে।
স্প্রেডশীট ডেটা সহজ। এটি সহজভাবে একটি একক সারণি বা চার্টে যোগ করা যায় এবং কোনও তথ্য ছাড়াই একটি উপস্থাপনা যুক্ত করা যায়। এটা বজায় রাখা সহজ কারণ এটি মাত্র কয়েকটি কী সাংখ্যিক মান অনুসরণ করে। যদি শুধুমাত্র কয়েকটি সারি এবং কলাম প্রয়োজন হয়, তবে তথ্যটি একটি স্প্রেডশীটে সর্বোত্তমভাবে সংরক্ষণ করা হয়।
ডাটাবেস বিভিন্ন ধরনের ডেটাবেসে প্রচুর পরিমাণে ডেটাবেসে অন্যান্য ডেটাগুলির সাথে কিছু সম্পর্ক রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, কোম্পানীর নাম এবং ঠিকানা থেকে অর্ডার এবং বিক্রয় করার জন্য তাদের ক্লায়েন্টদের একটি গুরুত্বপূর্ণ পরিমাণ তথ্য রাখা। যদি একটি ব্যবহারকারী স্প্রেডশীটে হাজার হাজার সারিগুলিকে ক্র্যাশ করার চেষ্টা করে, তাহলে এটি একটি ডাটাবেসে স্থানান্তরিত হওয়া ভাল।
ডেটা পুনরাবৃত্তি
যেহেতু ডেটা আপডেট করার প্রয়োজন হবে না তাই এটি অবশ্যই একটি ডেটাবেসের প্রয়োজন হবে না। একই তথ্য বার বার পুনরাবৃত্তি হবে? এবং ঘটনা নিম্নলিখিত ঘটনা বা কর্ম আগ্রহী?
যদি ডাটা পরিবর্তিত হয় কিন্তু ডাটা টাইপ একই হয় এবং একটি একক ইভেন্ট ট্র্যাক করে, তাহলে সম্ভবত তথ্যটি সমতল। একটি উদাহরণ একটি বছরের কোর্সের সময় বিক্রয় পরিমাণ। সময় পরিবর্তন হবে এবং সংখ্যাগুলি উজ্জ্বল হবে, এবং ডেটা পুনরাবৃত্তি হবে না।
যদি ডাটাগুলির কিছু অংশ একই থাকে, যেমন গ্রাহক তথ্য, অন্যদিকে পরিবর্তন হয়, যেমন আদেশের সংখ্যা এবং অর্থের সময়সীমা, মতভেদ হচ্ছে কর্মের সন্ধান করা হচ্ছে। এটি যখন একটি ডাটাবেস ব্যবহার করা উচিত। কর্ম তাদের বিভিন্ন উপাদান আছে, এবং তাদের সব ট্র্যাক করার চেষ্টা একটি ডাটাবেস প্রয়োজন।
ডেটা এর প্রাথমিক উদ্দেশ্য
স্প্রেডশীটগুলি একের পর এক ইভেন্টের জন্য দুর্দান্ত, যা বিভিন্ন দিকগুলির ট্র্যাকিংয়ের প্রয়োজন হয় না। আর্কাইভ করার আগে একটি উপস্থাপনা জন্য এক বা দুটি চার্ট বা টেবিল প্রয়োজন যে প্রকল্পের জন্য, একটি স্প্রেডশীট যেতে ভাল উপায়। যদি দল বা সংস্থার ফলাফলগুলি গণনা করতে এবং শতকরা নির্ধারণ করতে সক্ষম হতে হয়, তবে স্প্রেডশীটগুলি সর্বাধিক উপযোগী।
ডেটাবেসগুলি আরও দীর্ঘস্থায়ী প্রকল্পগুলির জন্য যেখানে ডাটাগুলি বার বার ব্যবহার করা যেতে পারে। নোট এবং মন্তব্য প্রয়োজন হলে, তথ্য একটি ডাটাবেস মধ্যে সরানো উচিত। স্প্রেডশীট বিশদ ট্র্যাক করার জন্য ডিজাইন করা হয়নি, শুধু কয়েকটি কী সাংখ্যিক পয়েন্ট।
ব্যবহারকারীর সংখ্যা
ব্যবহারকারীদের সংখ্যা একটি স্প্রেডশীট বা ডাটাবেস ব্যবহার কিনা তা স্থির করে ফেলতে পারে। যদি একটি প্রকল্প প্রয়োজন হয় যে বিপুল সংখ্যক ব্যবহারকারী ডেটা আপডেট করতে এবং পরিবর্তন করতে সক্ষম হবেন, তবে এটি একটি স্প্রেডশীটে করা উচিত নয়। স্প্রেডশীটের সাথে সঠিক কনফিগারেশন নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখা আরও কঠিন। যদি কেবল কয়েকজন ব্যবহারকারী ডেটা আপডেট করতে থাকে, সাধারণত তিন ও ছয়টি মধ্যে, একটি স্প্রেডশীট পর্যাপ্ত হতে হবে (যদিও এটির সাথে এগিয়ে চলার আগে নিয়মগুলি স্থাপন করা নিশ্চিত করা)।
যদি কোনো প্রকল্প বা পুরো বিভাগে অংশগ্রহণকারী সকলের পরিবর্তন করা প্রয়োজন, তবে একটি ডাটাবেস হল ভাল পছন্দ। এমনকি যদি একটি কোম্পানি ছোট হয় এবং শুধুমাত্র বিভাগে এক বা দুই ব্যক্তি আছে, তবে বিবেচনা করুন যে কতজন লোক পাঁচ বছরের মধ্যে এই বিভাগে শেষ হতে পারে এবং তারা সব পরিবর্তন করতে হবে কিনা জিজ্ঞাসা করুন। আরো ব্যবহারকারীদের অ্যাক্সেস প্রয়োজন, আরো সম্ভবত একটি ডাটাবেস ভাল বিকল্প।
আপনি তথ্য নিরাপত্তা গ্রহণ করতে হবে। যদি সুরক্ষিত করা প্রয়োজন এমন অনেক সংবেদনশীল তথ্য থাকে তবে ডেটাবেস আরও ভাল নিরাপত্তা প্রদান করে। সরানোর আগে, একটি ডাটাবেস তৈরি করার আগে বিবেচনা করা উচিত নিরাপত্তা বিষয় সম্পর্কে পড়তে ভুলবেন না।
আপনি যদি তুষারপাত করার জন্য প্রস্তুত থাকেন, তবে আপনার প্রবন্ধটি শুরু করতে আমাদের নিবন্ধটি পরিবর্তন করুন স্প্রেডশীটসকে ডেটাবেসে রূপান্তর করুন।